<<
>>

Методика та техніка облікової реєстрації

Облікова реєстрація являє собою певні стадії облікового процесу, що передбачають первинний та поточний облік господарських операцій.

Облікова реєстрація містить такі стадії:

· отримання (приймання) первинних документів;

· групування документів за ознакою однорідності за умови великої їх кількості;

· складання зведених документів;

· фіксація занесення даних на документі;

· відображення даних з документів в облікових регістрах (як правило накопичувального характеру);

· групування та перегрупування даних документів з метою їх подальшого розподілу і відображення в групувальних та розподільчих регістрах;

· арифметичні дії (підрахунок, розрахунок, підведення підсумків);

· контроль за обліковою інформацією;

· складання підсумкового облікового регістру (звітність);

· порівняння даних з інших облікових регістрів;

· видача інформації облікових регістрів для складання звітності, забезпечення потреб управління;

· передача облікових регістрів на зберігання.

При складанні низки облікових регістрів використовуються не лише поточні облікові дані, а й інша нормативно-довідкова інформація (НДІ), яка являє собою нормативно-довідкову базу.

В умовах ручної обробки нормативно-довідкова інформація фіксується в документах та облікових регістрах одним і тим самим бухгалтером. При застосуванні ЕОМ цей вид інформації обособлюється, зберігається окремо і являє собою самостійні масиви пам’яті ЕОМ (база даних) та заноситься в документ (обліковий регістр) автоматично програмним шляхом.

Нормативно-довідкова інформація буває постійною та умовно-постійною.

До постійної НДІ належать такі довідкові дані, як назва підприємства, інших підрозділів тощо.

Інформація умовно-постійного характеру — це норми, нормативи, ліміти витрат матеріальних та трудових ресурсів, класифікатори матеріалів тощо.

НДІ утворюється на базі діючих на підприємстві норм витрат, нормативів, використовуваних довідників, класифікаторів та інших нормативно-довідкових документів.

Залежно від широти використання НДІ поділяється на індивідуальну та колективну.

До індивідуальної належить та нормативно-довідкова інформація, яка утворюється, ведеться на певному АРМ і лише на ньому використовується.

Колективна НДІ, як правило, формується на центральному сервері АРМів і використовується як центральним АРМ, так і локальними.

НДІ дає змогу забезпечувати найефективнішу організацію облікового процесу та його автоматизацію, а також умови для ефек­тивнішого контролю облікової інформації, створювати інформаційну та технічну базу для інтеграції різних видів економічної інформації. Нарешті, це дасть можливість створити надійну осно­ву для управління господарством (контролю, аудиту, аналізу господарської діяльності, прийняття управлінських рішень тощо).

В умовах використання ЕОМ, особливо мікроЕОМ, методика та техніка облікової реєстрації дещо відрізняється від вищевикладеної. Це пов’язано з тим, що весь обліковий процес (від машинної фіксації господарських операцій до видачі вихідної інформації та її зберігання) здійснюється в основному на ЕОМ. При цьому стадії облікової реєстрації в основному ті самі, але виконуються в іншій послідовності та, як правило, автоматично.

Як облікові виступають внутрімашинні (електронні) та позамашинні (звичайні паперові) регістри.

Основними з погляду мікрокомп’ютерної техніки облікового процесу є внутрімашинні облікові регістри, які являють собою хронологічні систематичні масиви (файли, бази) даних на машинних носіях. У цих масивах накопичуються, групуються за потрібними напрямами дані про господарські операції і формуються похідні показники.

Склад та зміст масивів — облікових регістрів, а також сформованих на основі позамашинних регістрів — машинограм узагальнюючого зведеного аналітичного та синтетичного обліку, що реалізують подвійне відображення на рахунках і балансове узагальнення поточної інформації, формування показників для звітності, контролю, внутрішнього аудиту та економічного аналізу регламентується.

Склад та зміст хронологічних масивів — облікових регістрів, призначених для обліку та контролю введених в обробку машинних записів, а також систематичних внутрімашинних масивів облікових регістрів натурально-вартісного первинного обліку, що залежать від особливостей об’єкта управління, не регламентується.

Позамашинні облікові регістри — машинограми, що формуються за цими масивами, регламентуються в частині їх складу та змісту, які мають відображати введену в обробку початкову інформацію (машинні записи). Ці регістри оформлюються відповід­ними підписами та підлягають архівному зберіганню.

З метою забезпечення юридичної сили облікових регістрів необхідно:

· визначити регістри, які роздруковуються і видаються на екран монітора з підтвердженням їх укладачів, та осіб, що несуть відповідальність за перекручення даних на різних стадіях облікового процесу;

· установити порядок доступу до інформації;

· виключити можливість несанкціонованого доступу до облікової інформації;

· увести обов’язковий контроль (протоколювання) за часом та характером виконуваних робіт на ЕОМ;

· суворо регламентувати порядок виправлення помилок;

· запровадити архівне зберігання початкових облікових даних.

Інформаційний взаємозв’язок між машинними регістрами реалізується прийнятим та застосовуваним програмним забезпеченням на основі розподіленої за АРМ бази облікових даних.

Загальносистемні бази облікових даних (інформаційні файли) створюються на центральному (керівному, управляючому) АРМ.

На інших функціональних АРМ, що керуються ведучою АРМ, формуються бази облікових даних відповідно до виконуваних робіт на даному АРМ.

Файли в розподіленій базі даних за своїми функціями є статич­ними, бо в них зафіксовані умовно-постійні і постійні дані: довідкові, нормативні, кошторисні тощо.

Використання нормативно-довідкової бази та задокументованих даних дає змогу створити ефективну систему облікової реєстрації, що, у свою чергу, сприяє вирішенню багатосторонніх завдань обліку та управління загалом.

В умовах автоматизації обліку виникає потреба контролювати роботу ЕОМ зі здійснення облікового процесу. Причому, як свідчить досвід (особливо закордонний), такий контроль технології облікового процесу стає домінуючою функцією оператора на ЕОМ.

При використанні ЕОМ методика традиційних видів контролю має свою специфіку і, крім того, застосовуються особливі види контролю. Відрізняються за своєрідністю порядок і техніка оформлення, виправлення помилок та їх відображення в обліку.

Як і при ручній обробці, в умовах автоматизації обліку застосовуються арифметичний та логічний види контролю.

Але об’єкти і техніка їх проведення дещо інші. Так, арифметичний контроль, головним чином, зводиться до контролю суми номерів документів, реквізитів тощо, підрахованих програмним шляхом та записаних на машинний носій інформації.

Логічний контроль в основному проводиться за перевіркою кількості знаків у символьних реквізитах, допустимих значень року, місяця, кількості реквізитів, взаємозв’язку показників тощо.

Арифметичний та логічний види контролю можуть проводитись безпосередньо під час автоматизованого облікового процесу і як окрема процедура (окремий крок) за самостійною програмою. Такий контроль здійснюється автоматично.

Таким чином, в умовах використання ЕОМ виникає новий перспективний вид контролю — машинний (автоматизований).

Візуальний контроль при автоматизації обліку зводиться переважно до контролю за наявністю реквізитів у таблиці (формі документа), наприклад, на екрані монітора, кількості знаків показника.

Специфічними методами контролю автоматизованого облікового процесу є роздрукування введених даних, повторне їх уведення тощо.

Контролю підлягає як змінна, так і постійна інформація. З метою контролю за останньою застосовується специфічна методика. Так, арифметичний контроль здійснюється шляхом перевірки контрольних сум у колонках.

Контроль за інформацією здійснюється на всіх стадіях руху даних — від їх надходження до здавання опрацьованої інформації на тих чи інших носіях в архів.

Крім власних даних та інформації контролю підлягає технологія облікового процесу: порядок надходження облікових даних на ЕОМ, програмні та технічні засоби їх обробки, порядок доступу до них тощо.

На різних стадіях надходження даних, їх обробки та видачі результативної інформації використовуються різні види та методи контролю, змінюється порядок фіксації, оформлення та виправлення помилок.

На цій стадії введення первинних даних здійснюється реєстрація та контроль надійшовших на обчислювальний центр (далі ОЦ) або складених на персональних ЕОМ документів з точки зору їх юридичної повноцінності. Потім контролюється достовірність даних складених машиночитаних документів.

Тут можуть бути помилки в порядку оформлення документів та в кількісному вимірі господарських операцій. Помилки в порядку оформлення документів виправляються відразу.

Дані, що вводяться в ЕОМ, можуть підлягати повному або частковому (за окремими документами, їх позиціями) контролю. Обсяг контролю визначають окремо за кожним видом даних залежно від частоти знаходження за ними помилок.

Результати контролю програмних та технічних засобів оформлюються спеціальним протоколом, у якому окрім традиційних реквізитів (дата контролю, зміст тощо) указуються відхилення від нормального перебігу технологічного процесу автоматизованого обліку, їх характер, а також причини та винуватці.

Обов’язковій реєстрації (у спеціальних журналах або на технічних носіях — машиночитаних) і контролю підлягає вихідна інформація при її видачі користувачу (передачі для подальшого опрацювання, видачі персоналу управління, здачі до архіву).

На стадії обробки даних та видачі результативної інформації здійснюється синтаксичний та семантичний автоматизований контроль.

Синтаксичний контроль — передбачає перевірку синтаксичної правильності слова (низки символів), а семантичний — контроль діапазону відхилень від нього, з використанням довідників тощо.

За допомогою візуального контролю перевіряють правильність опрацювання вхідної інформації.

Серед недоліків можуть бути: надлишкова інформація, неправильна текстова розшифровка вихідних даних, помилки у встановленій значності, низька якість друку тощо.

Правильно надрукованою за допомогою ЕОМ машинограмою вважається та, що має такі реквізити:

· заголовок;

· відповідні підписи її укладача, підтвердження, погодження;

· підтвердження, що вона є копією машиночитаного технічного носія;

· характеристику відображених господарських операцій (дата, код оператора тощо);

· дані про складання машинограми (дата, код оператора тощо).

Аналогічні реквізити має містити і відеограма, зображена на екрані монітора.

Виявлені помилки після введення даних (звичайно за допомогою контролю як окремої процедури) друкуються в протоколі помилок, у якому наводяться дані про сам документ, де знайдена помилка (номер, дата, місце складання), помилковий реквізит, указується місце знаходження документа в масиві даних.

Така інформація дає змогу швидко знайти помилково введені дані та правильно зробити їх коректування, визначити причину помилки з метою недопущення подібного в майбутньому.

Протоколи виявлених помилок та додані до них роздруковані документи аналізуються бухгалтером, після чого у них вносяться виправлення (іншим кольором зверху над неправильним записом робиться правильний). Відкоректовані дані вводяться в ЕОМ.

Знайдені помилки в результативній інформації (машинограмах, відеограмах) виправляються такими методами:

«сторно» (вводиться помилковий запис з ознакою «сторно 1» та правильний з ознакою «сторно 0»);

виправлення помилкової інформації, що відповідає методу коригування в умовах ручної обробки інформації (виправлення відразу заносяться на магнітний носій).

На виправлені помилки складається довідка, у якій фіксується це виправлення; підписується вона особою, що допустила помилку та особою, що її виправила.

Якщо машинограма непридатна для використання, то вона анулюється і роздруковується нова.

Для проведення ревізій і організації аналізу господарської діяльності часто використовується облікова інформація, яка зберігається в архівах, що також потребує її контролю та ідентифікації.

<< | >>
Источник: Кузьмінський Ю.А.. Автоматизація оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій: Монографія. — К.: КНЕУ,2001. — 268 с.. 2001

Еще по теме Методика та техніка облікової реєстрації:

  1. Матеріальні носії облікової інформації
  2. Носії облікової інформації
  3. 1.3 Державна реєстрації нерухомого майна і іпотеки
  4. 3. Порядок реєстрації комерційного банку
  5. 11.2. Пряме державне регулювання розвитку науки і техніки
  6. 1.3.1. Провадження з податкової реєстрації.
  7. 2.4. Порядок створення, реєстрації і припинення діяльності комерційних банків
  8. 8.2. Облікова політика та організація облікової служби Казначейства
  9. План рахунків як засіб реєстрації операцій в обліку
  10. ТЕМА 11 Державне регулювання розвитку науки і техніки
  11. 14.2. Перевірка організації облікової роботи в бухгалтерії
  12. Тема 10. Організація і техніка підготовки, укладання і виконання зовнішньоекономічних контрактів
  13. 1.4. Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи
  14. 17.2. Методика анализа выполнения плана и динамики прибыли и рентабельности, методика расчета факторов, на них влияющих
- Информатика для экономистов - Антимонопольное право - Бухгалтерский учет и контроль - Бюджетна система України - Бюджетная система России - ВЭД РФ - Господарче право України - Государственное регулирование экономики в России - Державне регулювання економіки в Україні - ЗЕД України - Инновации - Институциональная экономика - История экономических учений - Коммерческая деятельность предприятия - Контроль и ревизия в России - Контроль і ревізія в Україні - Кризисная экономика - Лизинг - Логистика - Математические методы в экономике - Микроэкономика - Мировая экономика - Муніципальне та державне управління в Україні - Налоговое право - Организация производства - Основы экономики - Политическая экономия - Региональная и национальная экономика - Страховое дело - Теория управления экономическими системами - Управление инновациями - Философия экономики - Ценообразование - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика отрасли - Экономика предприятия - Экономика природопользования - Экономика труда - Экономическая безопасность - Экономическая география - Экономическая демография - Экономическая статистика - Экономическая теория и история - Экономический анализ -