<<
>>

Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов

Слово «документ» происходит от латинского documentum - доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство.

Согласно ГОСТу Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Согласно ГОСТу Р 51141-98 документом на машинном носителе является документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности установлено, что организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам:

Код

Наименование форм

0200000

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

0211000

Документация по созданию организации

0251000

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

0281000

Документация по приему на работу

0300000

Унифицированная система первичной учетной документации

0301000

Документация по учету труда и его оплаты

0306000

Документация по учету основных средств и нематериальных активов

0310000

Документация по учету кассовых операций

0315000

Документация по учету материалов

0317000

Документация по учету результатов инвентаризации

0320000

Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов

0322000

Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

0325000

Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья

0335000

Документация по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

0340000

Документация по учету работы строительных машин и механизмов

0345000

Документация по учету работ в автомобильном транспорте

0400000

Унифицированная система банковской документации

0500000

Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации

Код

Наименование форм

0600000

Унифицированная система отчетно-статистической документации

0700000

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

0710000

Отчетная бухгалтерская документация

0720000

Регистры бухгалтерского учета

0730000

Первичная учетная документация

0790000

Бланки строгой отчетности

0800000

Унифицированная система документации по труду

0900000

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации

1000000

Унифицированная система внешнеторговой документации

Требования к составу реквизитов документов, к оформлению реквизитов документов, а также к бланкам документов содержатся в Государственном стандарте РФ «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003), принятом и введенным в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 г. № 65-ст.

Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Существует понятие классификации бухгалтерских документов. Это группировка документов по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

Ниже приведена группировка документов по перечисленным признакам:

Признак

Виды документов

Назначение документа

Распорядительные Оправдательные Комбинированные Документы учетного оформления

Порядок составления

Первичные

Сводные

Порядок отражения хозяйственных

Разовые

операции

Накопительные

Место составления

Внутренние

Внешние

Качественные признаки

Полноценные

Неполноценные

Дадим определения перечисленным видам документов.

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций.

Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного).

Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию организации оправдательные документы вместе с авансовым отчетом (служебное задание с отметкой о его выполнении, командировочное удостоверение, авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т. п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работни

ка в командировку. Приказ на командировку (см. приложение № 52) и служебное задание (см. приложение № 53) принимаются бухгалтером к учету, если они составлены по унифицированным формам.

Другой пример. Руководитель торговой организации издает приказ о проведении контрольной проверки яиц. На основании этого приказа производится проверка и составляется акт унифицированной формы № ТОРГ-22 (пример заполнения формы приведен в приложении № 54). В результате проверки был обнаружен бой яиц, а также технические отходы. На основании акта бухгалтер делает проводку о списании забракованной продукции с материальной ответственности кладовщика, но только при наличии приказа руководителя на проведение контрольной проверки.

Оправдательные документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и пр.

Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу). Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, то есть разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это распределительные и группировоч- ные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т. д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.

Первичные документы - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичными документами являются приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр.

Сводные документы - это документы, составляемые на основании первичных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение сводных документов позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы - это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием.

Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы - накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы - это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количество документов и учетных записей, так как один накопительный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы - документы, составленные в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).

Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т. д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в архиве организации. Архив организации - это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, документооборот в бухгалтерском учете организации включает:

а)              все стадии движения первичных документов, а именно: создание или получение от других организаций первичных документов принятие к учету первичных документов обработку первичных документов передачу в архив принятых к учету и обработанных документов;

б)              движение учетных регистров, сформированных по первичным документам: от составления до сдачи в архив;

в)              движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

г)              движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

д)              движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

Организация документооборота подразумевает: разработку форм первичных документов в случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм; доработку унифицированных форм (при необходимости); разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности; создание графика документооборота; определение механизма принятия документов к учету; выбор системы обработки документов; порядок хранения и уничтожения документов.

В приказе по учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде:

Наименование

документа

Лицо (лица), ответственное за составление документа

Порядок и сроки представления документа

Кто представляет документ

Кому представляют документ

Использование документа в учете

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график документооборота руководитель организации.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Каждому исполнителю вручают выписку из графика. В выписке перечисляют документы, которые оформляет исполнитель, сроки составления и представления документов в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

Например, выписка из графика для продавца мелкорозничной торговой точки может выглядеть так:

Наиме

нование

докумен

та

Создание документа

Проверка документа

Обработка

документа

Кол-во

экзем

пляров

Ответственный за выписку Ответ

ствен

ный

за

оформ

ление

Ответственный за исполнение Срок

исполне

ния

Ответственный за проверку Кто

пред

став

ляет

Поря

док

пред

став

ления

Срок

пред

став

ления

Кто

испол

няет

Срок

испол

нения

Расход-

но-при-

ходная

накладная

ТОРГ-14

Два: 1-й - склад 2-й - продавцу Кладов

щик

Зав. />складом Кладов

щик

При отпуске товара в начале рабочего дня и сдаче выручки и непроданного товара в конце рабочего дня Бухгалтер мелкорозничной торговли Про

давец

При сдаче товара и денежной выручки Еже

дневно

по

окон

чании

рабо

чего

Дня

Бух

галтер

мел

короз

ничной

тор

говли

1 раз в Здня при обработке товарного отчета
Товарный

журнал

ТОРГ-23

Один Про

давец

Зав.

складом

Про

давец

Ежедневно Кладов

щик

Про

давец

По

окон

чании

рабо

чего

Дня

Еже

дневно

Бух

галтер

мел

короз

ничной

тор

говли

1-го числа каждого месяца в 9-00

'.rosbuh.ru www.rosbuh.ruwww.rosbuh.ru

<< | >>
Источник: Агафонова Марина Николаевна. Бухгалтерский              учет в оптовой и розничной торговле и документооборот. 2009

Еще по теме Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов:

  1. Документы и документооборот - основы бухгалтерского дела
  2. Классификация бухгалтерских документов. Бухгалтерская ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
  3. 28) Классификация документов в бухгалтерском учете
  4. Раздел 2. Документы и документооборот в торговой организации
  5. Рабочие документы аудитора: виды, классификация и требования к составлению, их использование при выработке мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности.
  6. Понятие о документах. Требования к первичным учетным документам (п. 1 схемы 6)
  7. Классификация документов (см. п. 2 схемы 6)
  8. Внешнеторговые документы, их классификация и унификация
  9. 4.9. Сроки хранения бухгалтерских документов
  10. Бухгалтерская обработка документов (п. 3 схемы 6)
  11. 2.3. Организация работы с бухгалтерскими документами.
  12. Подготовка комплекта бухгалтерских документов
  13. Законодательные требования к оформлению первичных учетных документов, основные реквизиты, которые должен содержать первичный документ.
- Информатика для экономистов - Антимонопольное право - Бухгалтерский учет и контроль - Бюджетна система України - Бюджетная система России - ВЭД РФ - Господарче право України - Государственное регулирование экономики в России - Державне регулювання економіки в Україні - ЗЕД України - Инновации - Институциональная экономика - История экономических учений - Коммерческая деятельность предприятия - Контроль и ревизия в России - Контроль і ревізія в Україні - Кризисная экономика - Лизинг - Логистика - Математические методы в экономике - Микроэкономика - Мировая экономика - Муніципальне та державне управління в Україні - Налоговое право - Организация производства - Основы экономики - Политическая экономия - Региональная и национальная экономика - Страховое дело - Теория управления экономическими системами - Управление инновациями - Философия экономики - Ценообразование - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика отрасли - Экономика предприятия - Экономика природопользования - Экономика труда - Экономическая безопасность - Экономическая география - Экономическая демография - Экономическая статистика - Экономическая теория и история - Экономический анализ -