<<
>>

6.14. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица — работники организации (в том числе совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»).

Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются: •

в качестве аванса на командировочные расходы; •

на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, ГСМ через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.

п.)

Порядок выдачи наличных денег под отчет регулируется правилами недения кассовых операций. Запрещается: •

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам; •

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Подотчетное лицо на суммы расходов предоставляет оправдательные документы: Авансовый отчет (ф. № АО-1), и к нему прикладываются товарные и кассовые чеки, квитанции и т. д.

Сроки сдачи авансовых отчетов устанавливаются приказом руко- иодителя организации. По суммам, полученным на командировочные расходы, срок сдачи по командировке определен тремя днями — для командировок в пределах территории РФ и для загранкомандировок.

Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансо вого отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм опредс ляется организацией самостоятельно.

Порядок оформления расходов на служебные командировки: 1.

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (ф. № Т-9), при направлении группы работников — приказ (распоряжение) (ф. № Т-9а). 2.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о em выполнении (ф. № Т-10а). 3.

Командировочное удостоверение (ф. № Т-10). 4.

Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) на сумму аванса. 5.

Авансовый отчет (ф. № АО-1).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебпы ми командировками, определяются коллективным договором или ./in кальным нормативным актом организации.

Регистрация хозяйственных

операций

+ —

Путем создания документа Справочники Общего назначения:

учетная политика, план счетов счета 68.01,константы подразделения и др. Субконто:

физические лица, виды платежей, доходы НДФЛ, вычеты по НДФЛ, размер

стандартных вычетов по НДФЛ, размер вычетов по доходам НДФЛ Начисление заработной платы

Справка-расчет бухгалтерии

Платежное поручение

Выписка банка

по Ьчету 68 «Расчеты по налогам и сборам» (налог на доходы физических лиц (НДФЛ))

Журнал операций > Журнал проводок (Регистр бухгалтерии) Журналы документов * Формирование результатной информации Специализированные отчеты

Стандартные отчеты

Регламентированные

отчеты + Регистры синтетического учета

Обороты счета 68.01

(Главная книга) Анализ счета 68.01 Оборотно-сальдовая ведомость

Налоговая карточка 1 НДФЛ Подготовка сведений для ИФНС (2НДФЛ) Данные расчета заработной платы

Начисленные налоги с фонда оплаты труда

Бухгалтерская отчетность (ф.

№ 1) Регистры аналитического учета

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.01 Карточка счета 68.01 и др.

Командированному работнику возмещаются: •

расходы по найму жилого помещения; •

проезд к месту командировки и обратно; •

суточные.

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в сумме фактически произведенных, документально подтвержденных затрат. Предельный размер данных расходов, по которым отсутствуют документы, не облагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок — до 2500 руб.).

Регистрация хозяйственных операций

Книга продаж

ж

Журнал операций 2

Ill

по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» (налог на добавленную стоимость) Справочники Общего назначения:

учетная политика, план счетов счета 68.02, константы подразделения и др. Субконто:

контрагенты, договоры, типы цен, ставки НДС, виды платежей Стандартные отчеты

Регламентированные отчеты

Специализированные

отчеты

+ —

Бухгалтерская отчетность (ф. №1)

Налоговая декларация по НДС

Регистры синтетического учета

Обороты счета 68.02

(Главная книга) Анализ счета 68.02 Оборотно-сальдовая ведомость

Восстановление НДС по объектам недвижимости Книга покупок Книга продаж Регистры аналитического учета

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.02 Карточка счета 68.02 и др. Расходы по проезду возмещаются командированному работнику и размере: •

стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; •

оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов; •

расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, указанным в коллектим- ном договоре или в другом локальном нормативном акте организации. Предельный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок до 2500 руб.). Для целей исчисления налога на прибыль норматив су точных не установлен.

Для расчетов с персоналом по суммам, выданным под отчет на адми нистративно-хозяйственные расходы и на командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активно пассивный (чаще активный).

Основные корреспонденции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами** Содержание операций Дебет Кредит Денежные средства выданы под отчет 71 50,51 Оприходованы ценности, приобретенные подотчетными лицами 07, 08, 10, 15,41 71 Оплачены подотчетными лицами расходы на хозяйственные нужды и командировочные расходы 20, 23, 25, 26 71 Учтен НДС по приобретенным ценностям и суммам расходов 19 71 Налоговый вычет по НДС 68 19 Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу, на расчетный счет 50,51 71 Отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма 94 71 Невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника или 70 94 относится на счет 73, если она не может быть удержана из зарплаты 73 94 Начальное сальдо (по дебету) — задолженность работника по подо ї четным суммам на начало отчетного периода.

Дебетовый оборот — выдача денежных средств под отчет.

Кредитовый оборот — суммы затрат и приобретенных ценностей и возврат подотчетных сумм.

Конечное сальдо (по дебету) — задолженность работника по подотчетным суммам на конец отчетного периода.

Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России.

Руководитель организации подписывает приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором указываются личные данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), страна пребывания, цели и срок командировки. При командировании работника за рубеж (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение может не оформляться.

Все отметки о времени прибытия и отъезда работника осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы. По возвращении работник, как и при обычной командировке, составляет отчет о выполнении поставленного задания, который утверждается руководителем организации. Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский.

День пересечения границы при выезде из Российской Федерации оплачивается в иностранной валюте по норме, установленной для страны въезда, день пересечения границы при возвращении на территорию Российской Федерации оплачивается в рублях. Если работник направляется в несколько стран, суточные за день переезда из одной гграны в другую оплачиваются по нормам, установленным для страны иъезда, в иностранной валюте.

По заграничным командировкам нормы суточных установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплат суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Порядок приобретения иностранной валюты для выдачи ее работнику, направляющемуся в зарубежную командировку. Одним из вариантов являются расчеты с применением корпоративной банковской карты.

На счете может быть любая сумма, но по согласованию с банком орга- иизация устанавливает лимит расчетов с использованием карты. Денежные средства с корпоративной банковской карты могут быть использованы за пределами РФ только для оплаты командировочных (представительских) расходов.

Поскольку снятые с корпоративной банковской карты средства считаются выданными под отчет, у организации-работодателя нет необходимости выдавать в иностранной валюте наличные средства на комап дировочные расходы. Все необходимые платежи будут осуществлены командированным сотрудником через корпоративную карту. При во;і вращении сотрудника из командировки кроме привычных докумеп тов (проездных билетов, счетов гостиниц и т.

д.) к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использо ванием корпоративной карты — квитанции банкоматов, слипы. Банк, открывший корпоративную карту, имеет право потребовать у организл ции подтверждение всех операций, совершенных с их использованием, Валюту для загранкомандировки можно приобретать как с помощью валютного счета, так и через обменный пункт.

Организации необязательно выдавать при загранкомандировках аваїк в иностранной валюте. Она может выплатить сотруднику рубли. А рл ботник купит иностранную валюту в обменном пункте.

В бухгалтерском и налоговом учете все расчеты по загранкоманди ровке фирма переводит в рубли. При этом командировочные расходы отражаются по курсу Центробанка России на дату утверждения аван сового отчета.

Пример

Иванов С.Ю., работник ООО «Виктория», направлен в загранкомандировку. 28 августа для оплаты командировочных расходов организация выплатила ему из кассы 30 ООО руб. А Иванов С.Ю. купил иностранную валюту в обменном пункте.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000. Курс Банка России в этот день составил 29,2307 руб./USD.

В бухгалтерском учете ООО «Виктория» были сделаны следующие проводки.

28 августа:

Дт 71 Кт 50 30 000 руб. — выданы денежные средства командированному работнику под отчет.

6 сентября:

Дт 26 Кт 71 29 230,7 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) - учтены командировочные расходы;

Дт 50 Кт 71 769,3 руб. (30 000 руб. - 29 230,7 руб.) - остаток средств Иванов С. Ю. вернул в кассу организации.

Если у организации есть валютный счет, то она может купить ип<> странную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке чг рез обслуживающий банк. При этом купленная валюта пересчитымл

гтся в рубли по курсу Банка России на дату покупки и выдачи денег. Л командировочные расходы отражаются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Кроме того, и в бухгалтерском, и в налоговом учете иностранная валюта пересчитывается на конец отчетного периода.

Пример

Предположим, что ООО «Виктория» решило выдать Иванову С.

Ю. для оплаты командировочных расходов иностранную валюту — 1000 USD. Для этого организация подала в обслуживающий банк заявку на приобретение иностранной валюты. Банку перечислено 35 ООО руб.

28 августа банк купил валюту по курсу 29,85 руб./USD и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 500 руб, В этот же день валюта была оприходована в кассу и выдана работнику.

6 сентября утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма расходов по которому составила $1000.

Курс Банка России составил на: -

28 августа - 29,2289 руб./USD; -

31 августа - 29,2447 руб./USD; -

6 сентября - 29,2307 руб./USD.

В бухгалтерском учете ООО «Виктория» были сделаны следующие проводки.

28 августа:

Дт 57 Кт 51 35 000 руб. — перечислены деньги на покупку валюты;

Дт 52 Кт 57 29,2289 руб. (1000 USD х 29,2289 руб./USD) - зачислена валюта на счет организации;

Дт 91-2 Кт 57 500 руб. — удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дт 91-2 Кт 57 621,1 руб. (1000 USD х (29,85 руб./USD - 29,2289 руб./ USD)) — отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;

Дт 50 субсчет «Валютная касса» Кт 52 29,2289 руб. — оприходована наличная валюта в кассе;

Дт 71 Кт 50 субсчет «Валютная касса» 29,2289 руб. — выдана валюта командированному работнику под отчет.

6 сентября:

Дт 26 Кт 71 29,2307 руб. (1000 USD х 29,2307 руб./USD) - учтены командировочные расходы;

Дт 71 Кт 91-11,8 руб. (1000 USD х (29,2307 руб./USD - 29,2289 руб./ USD)) — учтена отрицательная курсовая разница.

Регистр синтетического и аналитического учета (совмещен) — журнал- ордер № 7. Аналитические счета открываются на каждое подотчетное 'іицо отдельной строкой.

При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С: Предприятие» регистра ми синтетического учета являются обороты счета 71 (Главная книга), анализ счета 71, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами апа литического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счс ту 71, анализ счета 71 по субконто, обороты между субконто, карточка с^ета 71, карточка счета 71 по субконто и др.

<< | >>
Источник: Зонова А. В., Бачуринская И. Н., Горячих С. П.. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. Стандарт третьего поколения. — СПб.: Питер. — 480 е.: ил. — (Серия «Учебное пособие»).. 2011

Еще по теме 6.14. Учет расчетов с подотчетными лицами:

  1. Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами: задачи учета; отражение в учете хозяйственных операции расчетов с подотчетными лицами; цель, программа, источники информации, методика проверки.
  2. Учет расчетов с подотчетными лицами
  3. 3.2. Учет расчетов с подотчетными лицами
  4. 107) Учет расчетов с подотчетными лицами.
  5. Учет расчетов с работниками и подотчетными лицами
  6. Учет расчетов с подотчетными лицами, с персоналом организации по хозяйственным операциям: экономическое содержание, виды расчетов, документальное оформление, отражение в учете.
  7. 11.10. Расчеты с подотчетными лицами
  8. 5. Группировка расчетов с подотчетными лицами по счетам бухгалтерского учета
  9. Отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете
  10. Расчеты с подотчетными лицами
  11. Особенности учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.
  12. 2. Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами
  13. Ревизия расчетов с подотчетными лицами
  14. Пример. Отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.
  15. 4. Регистры бухгалтерского учета, используемые для учета расчетов с подотчетными лицами
  16. Аудит расчетов с подотчетными лицами в валюте Российской Федерации: программа; источник информации; методы сбора доказательств.
  17. Аудит расчетов с подотчетными лицами в системе внешнеэкономической деятельности организации: программа; источник информации для сбора доказательств; методы сбора доказательств.
  18. Учет продажи товаров в организациях розничной торговли: формы расчетов с покупателями, документальное оформление, расчет торговой наценки, синтетический и аналитический учет, определение и учет финансового результата от продажи товаров.
  19. Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками, подрядчиками: формы расчетов, документальное оформление, порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности, синтетический и аналитический их учет, в том числе в условиях его автоматизации.
  20. 8.1. УЧЕТ ВОЗВРАТА ТОВАРОВ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
- Информатика для экономистов - Антимонопольное право - Бухгалтерский учет и контроль - Бюджетна система України - Бюджетная система России - ВЭД РФ - Господарче право України - Государственное регулирование экономики в России - Державне регулювання економіки в Україні - ЗЕД України - Инновации - Институциональная экономика - История экономических учений - Коммерческая деятельность предприятия - Контроль и ревизия в России - Контроль і ревізія в Україні - Кризисная экономика - Лизинг - Логистика - Математические методы в экономике - Микроэкономика - Мировая экономика - Муніципальне та державне управління в Україні - Налоговое право - Организация производства - Основы экономики - Политическая экономия - Региональная и национальная экономика - Страховое дело - Теория управления экономическими системами - Управление инновациями - Философия экономики - Ценообразование - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика отрасли - Экономика предприятия - Экономика природопользования - Экономика труда - Экономическая безопасность - Экономическая география - Экономическая демография - Экономическая статистика - Экономическая теория и история - Экономический анализ -