<<
>>

ПРИЕМНЫЙ ОФИС.

Многие проблемы текущего и особенно - представительного приема связаны с возможностями фирмы относительно помещения для приемов. Выше уже говорилось об условиях текущего приема.

То же, только в еще большей степени, относится к приему представительному. Широко известная поговорка "встречают по одежке" имеет до вольно широкий смысл. Фирменный офис, где принимают клиентов, может оставить неизгладимое (хорошее или не очень) впечатление у любого человека. Стоит ли говорить, что помещение должно выглядеть достойно, в нем должно быть удобно работать персоналу фирмы, да и посетители не должны чувствовать себя лишними, мешающими работе.

Мнения и опыт Можно сформулировать следующие

минимальные требования к помещению офиса:

Достаточное для работы количество света. При необходимости нужно установить дополнительные светильники, если затемнение не входит в условия технологического процесса;

Чистые стены и потолок. При любом переезде в другое помещение не следует откладывать ремонт на "потом", если помещение его требует. Если есть средства, желательно пригласить специалистов, дизайнеров для оформления помещения;

Единый стиль офиса - большой плюс фирме в глазах посетителя.

В помещении должно быть достаточно воздуха. Ничто так не угнетает деятельность человека как недостаток кислорода.

Помещение должно быть оборудовано необходимыми сантехническими удобствами.

При планировании помещения и организации работы не следует забывать, что на работе люди проводят большую часть времени, так что нужно постараться, чтобы это была не худшая часть.

Особого внимания заслуживает офисная мебель. Она - необходимое условие для успешной работы, а также, что важно, определенное средство воздействия на посетителей. Подобранная по цвету и стилю даже недорогая мебель производит лучшее впечатление, чем разрозненная дорогая мебель. Не нужно гнаться за "представительской" мебелью ради нее самой, мебель должна быть функционально оправдана: подобрана и расставлена в соответствии с теми функциями сотрудника, которые он должен выполнять.

Одна из основных ошибок: супер-престижные кабинеты руководства и свалка рухляди в других помещениях.

Нужно помнить, что 80% посетителей посещают основные отделы фирмы и гораздо меньшее количество посетителей попадает в кабинет к руководству. Более того, часто важному посетителю необходимо что-то объяснить или показать в отделе или уточнить что-то у конкретного исполнителя. При этом

руководитель вынужден приглашать исполнителя к себе и выступать третьим лишним при разговоре, попусту тратя свое время, дабы приглашением такого посетителя в отдел из-за небрежного оформления и плохой мебели не уронить престиж фирмы. Неудобство испытывает и исполнитель, в присутствии руководителя ему труднее наладить рабочий контакт с посетителем, а также может не хватить каких-то материалов, документов, находящихся на рабочем месте.

Если у фирмы нет возможности выдержать все помещения в едином стиле, укомплектовать хорошей мебелью, то желательно хотя бы постараться, чтобы они выглядели опрятно, по-деловому. Для приема посетителей можно выделить 1- 2 комнаты (но не кабинеты руководства), обеспечив их необходимой, удобной, достаточно хорошей мебелью и оборудованием.

Ошибаются те, кто считает, что хотя бы часть мебели должна стоить очень дорого, чтобы произвести впечатление на клиента. Это далеко не так. Если переходя из комнаты в комнату клиент попадает то на выставку мебели, то на мебельную свалку - такие контрасты вряд ли улучшают общее впечатление. Не очень дорогие, но одинаковые стеллажи, шкафы, столы, удобные кресла во всех помещениях создают более благоприятное впечатление. При этом у сотрудников не будет комплекса неполноценности из-за "обделенности" дорогой мебелью. Конечно, если дела идут хорошо, можно позволить себе во всех помещениях дорогую мебель - это показатель уровня благосостояния фирмы.

Не менее важную роль играет офисное оборудование. Телефон, факс, пишущие машинки или компьютеры должны быть чуть лучше, дороже общего фона - помещения и мебели. Это то, что составляет основное удобство в работе, делает труд привлекательным, позволяет, в конечном счете, экономить ежедневно время и деньги.

Это производит хорошее впечатление на посетителей, кроме того, это не самое плохое вложение капитала. Поднимают престиж фирмы и специальные приспособления для удобной работы: вращающиеся картотеки, специальные скоросшиватели, брошюраторы, специальные калькуляторы, если они действительно нужны и используются в работе, и способствуют быстрому обслуживанию клиентов.

Однако не каждой фирме по силам содержать помещение и соответствующий штат работников для организации полноценных представительных приемов. Для их проведения обычно арендуются залы и помещения в ресторанах, гостиницах. Однако, в нынешних российских условиях ни те ни другие не позволяют организовать полноценное общение, необходимое для PR, т.к. ориентированы исключительно на питание и проживание. Поэтому еще раз стоит обратить внимание на возможности, которыми располагают учреждения культуры, прежде всего - дома, дворцы культуры, клубы. Главное требование к таким помещениям - создание высокой степени комфорта для неформального общения - быть уютными. В

то же время они должны быть и хорошо оборудованными технически, чтобы иметь возможность во время приема провести кино- и видеопоказ, организовать концерт или другую культурную программу. И в этом плане учреждения культуры обладают, пожалуй, наибольшим потенциалом - дело только в умелом его использовании.

Вопросы и задания для контроля

Какие формы гостеприимства могут использоваться в практике PR?

В чем значение для развития связей с общественностью текущего и представительного приема?

Каким требованиям должен отвечать приемный офис? Как обеспечить выполнение этих требований?

Каковы общие правила представительного приема?

Каковы основные возможные проблемы и трудности в организации приема?

Предложить программу и смету приема.

Литература по теме

Аррендодо Л. Искусство деловой презентации. - Челябинск: Урал LTD. - 1998. - 513 с.;

Берд Полли. Продай себя. Тактика совершенствования Вашего имиджа. Минск. - Амалфея. - 1997. - 208 с.;

Боданов Е.Н., Зазыкин В.Г. Психологические основы «паблик рилейшнз». СПб: Питер, 2003;

Браун Лилиан. Имидж - ключ к успеху. М. -1996;

Джей Энтони. Эффективная презентация. - Минск. - Амалфея. - 1996 - 210 с.

Лэйхифф Д.М., Пенроуз Д. Бизнес-коммуникация. СПб: Питер, 2001.

Льюис Р. Д. Деловые культуры в международном бизнесе. От столкновения к взаимопониманию. - М., 1999.

Протокол и этикет для деловых людей. - СПб -1994;

Романов А. А., Ходырев А. А. Управленческая имиджеология. Тверь, 1998;

Рюттингер Р. Культура предпринимательства.-М. - 1992;

Сабат Э.М. Бизнес и этикет. - М., 1999;

Честара Д. Деловой этикет. Public relations. - М. -1997 - 336 с.;

<< | >>
Источник: Г.Л.Тульчинский. PR фирмы: технология и эффективность. 2000

Еще по теме ПРИЕМНЫЙ ОФИС.:

  1. Безбумажный офис ( paperless office )
  2. Элементы организационной структуры профессиональных участников
  3. АНКЕТА № 1 ЗАЕМЩИКА (ПОРУЧИТЕЛЯ) - ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
  4. АНКЕТА №3 УЧРЕДИТЕЛЯ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА (более 25% уставного капитала)
  5. Особенности содержания калькуляционных статей расходов по обогащению руд
  6. Единовременное пособие при передаче ребенка на воспитание в семью
  7. КАРТОЧКА, ИНВЕНТАРНАЯ
  8. 11.3. Учет импортных операции предприятия
  9. ЯЗЫК ТЕЛА
  10. Эффективность работы с тарой
  11. 2.10. Коммунальные отношения
  12. 3. ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ
  13. 2.4.4. Порядок распоряжения вкладами
  14. Полный список филиалов и офисов «ФОРЕКС КЛУБА»
  15. Структура коммерческого банка и банковское оборудование
  16. Единовременное пособие при передаче ребенка на воспитание в семью
  17. Первая встреча с клиентом
  18. ГЛАВА 5Следующий шаг
  19. Единовременное пособие на рождение ребенка