Реинжиниринг бизнес – процессов.
Понимание процесса
Первая задача реинжиниринга состоит в том, чтобы получить ясное и всестороннее понятие о процессе, подлежащем реинжинирингу.
С помощью изучения текущего процесса, рисования графиков, его этапов и выявления его клиентов и их требований, команда реинжиниринга намного повышает свою способность думать творчески о том, как должен выглядеть новый процесс.
Границы процессов
Прежде всего, необходимо определить процесс и его границы. Границы процесса отмечаются точками, в которых процесс начинается и заканчивается и где он соприкасается с другими процессами. Большинство организаций сегодня представляют собой сложный набор процессов и субпроцессов.
Общая ошибка состоит в том, что они определяют процесс слишком узко. Поскольку мы не привыкли к процессно-ориентированной работе, мы скорее увидим процессы внутри отдела, чем процессы, выходящие за границы отделов. В результате важные стадии процесса часто выпадают из поля зрения, так как происходят в других подразделениях компании. Процесс следует описывать широко и охватывать все необходимые отделы, так как многие цели достигаются благодаря разрешению проблем, возникающих при передаче работы из отдела в отдел.
Границы процесса — это точки, где входы и выходы входят и выходят из процесса. Последняя задача на стадии определения границ процесса состоит в определении его поставщиков и клиентов. Необходимо точно знать, кто они и каковы их требования.
Требования клиентов
На следующем шаге необходимо согласовать требования разных клиентов. Это еще одна важная задача, но которой часто пренебрегают.
В процессе определения общих, или основных, требований клиента нам нужно подняться на более абстрактный уровень разговора. Чтобы увидеть альтернативные варианты удовлетворения требований, нам требуется спуститься вниз на более детальный уровень.
На практике людям сложно увидеть неординарные альтернативы, которые удовлетворяют нуждам и требованиям клиентов обычно потому, что ошибочно считают продукт, получаемый клиентом, его истинным требованием, а не средством удовлетворить его требование.
Измерение текущего процесса
Для многих процессов не существует нормальных критериев измерения их эффективности и производительности. Стараться достичь качественного прорыва в работе процесса, не имея измерителей, показывающих, на что похож этот процесс, все равно, что пытаться перешить костюм, не имея обмерочной линейки. Нужно уметь количественно измерять процесс, чтобы иметь возможность оценивать различные варианты в фазе реинжиниринга: будет ли новый процесс выполняться быстрее, понадобится ли для него меньше ресурсов, будет ли он лучше отвечать требованиям клиентов? Измерение также позволяет установить планку для процесса на уровне лучших альтернативных вариантов, т. е. помогает поставить перед собой по-настоящему грандиозные цели, превосходящие уровень конкурентов.
Разработка видения нового процесса
Полезным предварительным шагом для формулирования видения является сравнение существующего процесса с аналогичными процессами. После согласования основных показателей работы процесса довольно просто установить высокие цели для этих показателей, изучив, что достигнуто другими в этой области.
Планку необязательно следует устанавливать на уровне конкурентов. Если организация имеет несколько подразделений по каждому направлению деятельности или имеет подразделения, расположенные в разных регионах, но при этом в каждом подразделении идут одни и те же процессы, то в качестве высоких целей могут использоваться лучшие результаты, полученные внутри компании. Анализ практики внутри компании может выявить образцы отличной работы и служить источником идей относительно того, как должен выглядеть новый процесс.
После того, как данные для установки высокой цели собраны и проанализированы, необходимо рассмотреть стратегию компании, особенно как она соотносится с изучаемым процессом. Новый процесс должен стратегически соответствовать целям организации.
Наконец, требования клиентов должны сформировать третий источник развития видения процесса. Его следует облечь в термины обобщенных требований, полученных с помощью метода логического выравнивания, а не специальных требований, которые являются средством достижения этих обобщенных требований.
Видение процесса должно позволять трансформировать общую стратегию в действия, которые помогут реализовать эту стратегию. Для этого формулировка видения процесса должна содержать конкретные цели, которые можно измерить с помощью показателей работы процессов, выведенных командой ранее. Формулировка должна также содержать описание специфических черт нового процесса, показывающих, как новый процесс будет работать, кто будет занят в процессе, и где в организации он будет выполняться.
Описание контекста видения
Текст видения процесса должен быть конкретным и охватывать окружающую среду, в которой процесс будет работать. Текст должен включать ответы на вопросы: кто, что, где и как относительно нового процесса. Слишком часто формулировки видения включают расплывчатые понятия типа "высшие интересы" и "священный долг", не имеющие практической ценности для работы людей. Чем более конкретным будет текст видения, тем больше вероятность, что оно явится практичной и реальной целью.
Перепроектирование процесса. (Разработка новой оргструктуры).
Оргструктура должна иметь цель, форма которой должна следовать за содержанием, она должна разрабатываться для того, чтобы соответствовать определенному набору целей. Изменение организационной структуры для того, чтобы она отражала бизнес-процессы, может иметь долгосрочные и значительные последствия. Задача реинжиниринга организационной структуры начинается с чистого листа и представляет собой строго последовательный процесс, первым шагом в котором является выбор человека или людей, которые будут этим заниматься. Создание структуры относится к области компетентности менеджеров высшего звена и, особенно, генерального директора. Одна из основных задач, за которую им платят деньги, — обеспечить, чтобы существующая структура была наилучшим вариантом для целей организации, а также правильно распределить людей по должностям, которые должны быть заняты.
Вторым шагом является разъяснение основных правил, по которым будет происходить серия из трех-четырех однодневных встреч.
Эти правила следует зафиксировать на бумаге, понять их и ввести в действие.Собственно работа реинжиниринга организационной структуры начинается на третьем шаге с вопроса: "Что мы хотим от структуры?" Мы считаем, что метод мозгового штурма — лучший способ получения полного перечня, требуемого на данной стадии.
Четвертый шаг представляет собой дискуссию и согласование ключевых характеристик, вокруг которых должна строиться структура.
Пятый шаг включает оценку существующей структуры с точки зрения ключевых характеристик, в результате чего на плакатах пишут различные наблюдения и развешивают их по стенам комнаты. Анализ должен показать области, где существующая структура соответствует разработанным требованиям и где не соответствует. Требуется провести беспристрастную оценку. На этом, шестом шаге, главной задачей является взглянуть на ключевые характеристики и творчески осмыслить возможные варианты. Когда достигнете этой стадии, запомните две вещи: первая — цель состоит в том, чтобы найти все возможные варианты, а вторая — имена неважны. Седьмой шаг заключается в оценке различных вариантов с точки зрения ключевых характеристик. До этого шага лучше выдержать некоторый период вынашивания идей, так как польза от размышления над возможностями очень большая. Снова следует особо отметить, что при этом не звучат никакие имена, поскольку на этом шаге процесса мы имеем дело только с вопросом — какая структура лучше всех соответствует ключевым характеристикам.
Восьмой шаг включает выбор наиболее предпочтительного варианта (но не квадратиков для того, чтобы вписать фамилию генерального директора) как результата всей предыдущей работы. Многое из этой трудной работы уже сделано, но все же потребуется значительное мужество для того, чтобы установить новую оргструктуру.
Девятый шаг включает в себя определение основных моментов, которые требуются для управления переходом к новой структуре. В одних случаях трудности будут не больше, тогда как в других случаях потребуется составить целый план, реализация которого займет значительное время. Это не должно помешать делу. Как уже было сказано ранее, построение организации имеет первостепенное влияние на способ ее работы и является слишком важным, чтобы отказаться от стремления построить оптимальный вариант.
Еще по теме Реинжиниринг бизнес – процессов.:
- 2. Сущность бизнес-процесса реинжиниринга и принципы его организации
- 3. Разработка видения реинжиниринга бизнес-процесса
- Тема 19: Реинжиниринг бизнес-процессов в торговле
- 3.7.4. Реинжиниринг бизнеса
- Тема 7. Моделирование и реинжиниринг процессов производства.
- 5.4. Реинжиниринг
- Процесс бизнес-планирования
- Методы моделирования бизнес-процессов
- Схема процесса бизнес-планирования.
- Тема 2. Организация процесса бизнес-планирования на предприятии