<<
>>

Контроль расчетов с подотчетными лицами

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица, либо выполняющие разовые работы для предприятия на основании договоров подряда.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. На расходы, производимые в месте нахождения предприятия, организации или учреждения, деньги выдаются в размере не более двухдневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения предприятия, организации или учреждения — в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней.

На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки.

При проверке установленного порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оплату приобретенных материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

При проверке оплаты погрузочно-разгрузочных работ устанавливается правильность начисленной оплаты труда и удержаний подоходного налога. Особое внимание обращается на наличие в платежной ведомости адресов получателей денег, номеров их паспортов, мест выдачи и прописки паспортов. Достоверность документов на выдачу оплаты труда сторонним лицам или на оплату аренды жилых и складских помещений проверяется выборочно путем отправки письменных запросов соответствующим лицам. Встречной проверкой и взаимным контролем операций определяют, не оплачены ли эти работы и услуги расчетными чеками или с расчетного счета.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ РАБОТНИКОВ, НАПРАВЛЕННЫХ В КОМАНДИРОВКИ

Устанавливается наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены.

Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом достоверность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостоверения с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисляемым по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачивается на основании проездных документов в размере стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), включая платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

В исключительных случаях с разрешения руководителя предприятия может производиться оплата расходов по проезду в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I -IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I-II категорий на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса. Доплата за скорость, расходы за услуги по предварительной продаже проездных документов (комиссионный сбор) возмещаются предприятием командированным работникам в случае предоставления ими соответствующих документов, подтверждающих эти расходы.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в поездах возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагонах без предъявления квитанций.

В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения.

В соответствии с действующим законодательством работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Для указанных целей предназначен авансовый отчет, составляемый работником и утверждаемый руководителем предприятия. К отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения и фактических расходах на проезд и других расходах (служебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т. п.). Руководитель предприятия или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Все случаи переплат или недоплат фиксируются в акте ревизии или в отчете аудитора. Если установлено множество фактов нарушений расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости (табл. 7.2). Ведомость подписывается ревизором (аудитором) и главным бухгалтером предприятия. Итоговые данные ведомости фиксируются в акте ревизии (отчете аудиторской проверки), к которому прилагается ведомость.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Следует проверять правильность подсчета оборотов и выведения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, и провести их сверку с записями в других регистрах бухгалтерского учета. Необходимо также проверить правильность отражения расчетов с подотчетными лицами в балансе предприятия.

Все нарушения, которые могут встречаться среди операций с подотчетными суммами, делятся на две группы:

1) допускаемые администрацией предприятия;

2) возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе относятся:

отсутствие утвержденного списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы;

выдача денег под отчет на операционные и хозяйственные нужды работникам, не предусмотренным в списке;

выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;

выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк;

скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ранее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой потребности;

выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;

превышение предельных размеров авансов;

несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах или не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

Ко второй группе нарушений относятся:

несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращение остатка денег в кассу;

передача денег другому подотчетному лицу;

расходование аванса не по назначению;

неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса или авансового отчета;

предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

<< | >>
Источник: Лекции по аудиту.

Еще по теме Контроль расчетов с подотчетными лицами:

  1. Контроль расчетов с покупателями и заказчиками
  2. Контроль расчетов по оплате труда
  3. Контроль расчетов с прочими дебиторами и кредиторами
  4. Контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками
  5. Контроль расчетов по претензиям
  6. Контроль расчетов по возмещению материального ущерба
  7. Контроль расчетов по налогам с бюджетом и внебюджетным платежам
  8. Проверка состояния расчетов
  9. Задачи, объекты, источники информации и методические приемы контроля операций с денежными средствами
  10. КОНТРОЛЬ ЗА КАЧЕСТВОМ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА
  11. СИСТЕМНЫЙ АУДИТ КАК МЕТОД ОЦЕНКИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
  12. Контроль кассовых операций
  13. Контроль операций по счетам в банках
  14. Контроль и ревизия денежных средств в операционных кассах предприятий торговли и общественного питания
  15. Контроль и ревизия операций в центральных кассах предприятий
  16. Контроль денежных документов, переводов в путии ценных бумаг