Управленческий процесс и его простые элементы
Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, т. е. целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.
Любая управленческая деятельность состоит из следующих этапов: получение и анализ информации; выработка и принятие решений; организация их выполнения; контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов в ход дальнейшей работы; вознаграждение или наказание исполнителей.
Эти процессы развиваются и совершенствуются вместе с организацией. Они бывают первичными и производными; одноступенчатыми и многоступенчатыми; скоротечными и продолжительными; полными и неполными; регулярными и нерегулярными; своевременными и запаздывающими и т. п. Управленческие процессы содержат как жесткие (формальные) элементы, например правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и проч.
Особенности управленческих процессов определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации или подразделения, их структура и проч.), так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т. п.) факторами. В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз: принятие решения (определение цели и программы действий); исполнение (воздействие на элементы организации); сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка (обратная связь).
Целью конкретного управленческого процесса является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, т. е. такой совокупности обстоятельств, которые оказывают (могут оказать в будущем) положительное или отрицательное влияние на организацию. Ситуация характеризуется количественными и качественными показателями (длительностью, остротой, местом и причинами возникновения, содержанием, кругом участников, важностью, сложностью, перспективами развития и т.
п.).К элементам процесса управления относятся управленческий труд, который реализуется в определенном результате (решении), его предмет и средства.
Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее преодоления. Исходная информация является «сырой», а поэтому не может использоваться на практике. Но в результате обработки она превращается в управленческое решение, служащее основой осуществления конкретных действий.
Решения, получающие самостоятельное существование, могут накапливаться (кто не видел груду документов на столе!). Это приводит к росту масштабов и усложнению процесса управления.
В то же время решения формируют так называемый организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений. Это полезно, так как ускоряет и упрощает работу менеджеров.
Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией, — от компьютеров, телефонов, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.
Выделяют средства обработки информации (компьютеры, калькуляторы); средства размножения документов (принтеры и проч.); средства их оформления (штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки и хранения (папки, скоросшиватели, картотеки); средства оперативной связи; мебель.
Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых менеджер обеспечивает подготовку и реализацию отдельных решений.
Он относится к категории труда умственного, осуществляемого в виде нервнопсихических усилий, и существует в трех формах: эвристической, административной и операторной. Такой труд требует инициативности (и одновременно умения подчиняться), повышенной ответственности.
Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем и разработке вариантов их решений — организационных, экономических, технических.
В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, контроль и координация деятельности подчиненных, их оценка, мотивация, проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест.
Важнейшим моментом административного труда является целевое управляющее воздействие.
По типу оно может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, похвалой и проч.
По форме воздействие бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким.
По способу передачи воздействия подразделяются на официальные и неофициальные.
Неофициальное воздействие дополняет официальное. Сегодня оно считается более предпочтительным и многие ситуации разрешаются только на его основе.
Операторный труд направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией.
Он выполняет следующие функции: документационную (оформление, размножение, сортировка и хранение документов); первично-счетную и учетную (сбор статистической, бухгалтерской и иной информации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, протекающих в рамках организации); вычислительную и формально-логическую (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму необходимых расчетов); коммуникативно-техническую (поддержание связи между субъектами).
Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей. Часть его, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для его характеристики иногда используют термин «нефизический труд».
В целом управленческий труд является сложным, что обусловлено несколькими обстоятел ьствам и.
Во-первых, масштабами, количеством и многогранностью решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.
Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, порой в условиях неопределенности, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.
Наконец, в-третьих, необходимостью оперативно самостоятельно действовать, брать на себя риск и нести ответственность за последствия.
Управленческий труд состоит из отдельных работ, объектом которых являются носители информации (чаще всего документы).
Управленческие работы классифицируются по следующим основаниям: по целевому назначению (предвидение, активизация, контроль и проч.); по временному горизонту (перспективные, тактические, оперативные): по этапам (целеполагание, анализ ситуации, выявление проблемы, поиск решения): по направленности (на решение внутренних или внешних проблем): по сферам (экономическая, социальная, технологическая): по объектам (производство, финансы и проч.); по формам и методам осуществления; по организационной роли (дифференцирующие и интегрирующие); по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, творческие); по содержанию: коммуникационные (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки); распорядительные и координационные (доведение до исполнителей принятых решений, постановка задач, инструктирование); контрольно-оценочные (проверка своевременности и качества выполнения заданий); аналитико-конструктивные (изучение информации и подготовка решений); информационно-технические (сбор, первичная обработка, хранение, выдача сведений) и т. д.
Каждая работа представляет собой самостоятельный комплекс управленческих операций (часть процесса, в рамках которого информация подвергается однократному изменению или перемещению). Таких операций может быть до 1000, а каждая из них содержать до 20—30 элементов.
Управленческие операции подразделяются на творческие, логические и технические.
Творческие являются наиболее сложными. Они предполагают такие действия, как абстрагирование, анализ, сравнение, синтез, прогнозирование, принятие решений.
Логические операции выполняются по заданному алгоритму (например, составление бухгалтерского баланса) и в отличие от первых регламентируются специальными документами. Они проще, но также требуют для выполнения специальной подготовки.
Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение информации), как и некоторые логические, могут быть полностью или частично механизированы.
У руководителей удельный вес творческих операций - 60 процентов, у специалистов - 40 процентов. У технических исполнителей доля логических операций - 20 процентов, остальные - технические.
Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций, получила название управленческой процедуры.
Процедура должна отражать цель работы, производственные и информационные потоки, используемые и разрабатываемые документы, порядок их прохождения, содержание; быть минимально сложной и трудоемкой.
Управленческие процедуры способствуют: рациональной последовательности выполнения управленческих работ; равномерной загрузке, согласованности и единству действий персонала; принятию решений там, где это наиболее целесообразно; экономии времени; ограничению вмешательства вышестоящих руководителей.
Чаще всего процедуры выполняются по правшам, которые определяют то, что и как должно быть сделано в конкретной ситуации. Это защищает каждого участника управленческого процесса от давления извне, освобождает отличной зависимости.
Но одновременно с уменьшением произвола ограничивается свобода действий и растут бюрократические тенденции.
Еще по теме Управленческий процесс и его простые элементы:
- Рыночный механизм и его элементы. Спрос и факторы, его определяющие
- Взаимосвязь управленческих и экономических процессов в системной экономике
- Базовая классификация управленческих процессов
- Информационные технологии управленческого процесса
- Основные факторы, влияющие на процесс принятия управленческих решений.
- Основные элементы процесса производства
- Простое воспроизводство. Условия реализации при капиталистическом простом воспроизводстве
- Элементы организации учебного процесса
- Бухгалтерский управленческий учет: сущность, предмет, объекты, значение и его место в информационной системе организации.
- Элементы внешней адаптации и внутренней интеграции организационной культуры в процессе ее формирования
- Глава 23. Организация складских процессов с элементами логистики
- Структура механизма кредитования н его составные элементы
- Рыночный механизм и его элементы
- 4.2. Денежный оборот, его элементы
- 8.4. Элементы теории игр в задачах моделирования экономических процессов
- Глава 24. Грузовая единица – элемент сквозного логистического процесса
- Рыночный механизм: его сущность и элементы
- 1. Производство и его основные элементы