Тема 9: Контроль і ревізія грошових коштів
1. Завдання, джерела ревізії, нормативні акти.
2. Контроль фактичної наявності касової готівки і дотримання умов її збереження.
3. Документальний контроль касових операцій.
4. Методика контролю операцій по грошових коштах підприємств на поточних і валютних рахунках, відкритих в установах банків.
Питання 1. Завдання, джерела ревізії, нормативні акти.
Завдання ревізії:
1)дати оцінку стану збереження та використання грошових коштів;
2) виявити порушення порядку здійснення готівкового та безготівкового обігу грошових коштів ревізованого суб'єкта (підприємства чи організації);
3) установити правомірність, достовірність та економічну обґрунтованість операцій з надходження і використання грошових коштів, відображення цих операцій в обліку;
4) розробити заходи з реалізації матеріалів контролю стосовно усунення виявлених порушень, відшкодування збитків, заподіяних підприємству діями чи бездіяльністю відповідальних службових чи посадових осіб, і попередження зловживань і недоліків у подальшій роботі ревізованого підприємства.
Інформаційні джерела ревізії:
1) первинні документи: касові прибуткові та видаткові ордери,
2) розрахунково-платіжні (платіжні) відомості, платіжні доручення, платіжні доручення-вимоги, чекові книжки, виписки установ банків з поточного та валютного рахунків підприємства, квитанції поштові перекази, договори про матеріальну відповідальність, акти інвентаризацій каси і т. п.;
3) облікові реєстри: журнал реєстрації касових прибуткових та видаткових ордерів; журнал реєстрації платіжних доручень до банку; касова книга — журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, звіти касира; журнали-ордери №№ 1, 2, 3 і відповідні їм відомості при журнально-ордерній формі обліку за рахунками 30 «Каса», , 31 «Поточний рахунок », або відповідні машинограми при різних видах автоматизованих комп'ютерних форм обліку; Книга головних рахунків;
4) звітність: баланс підприємства;
5) місце зберігання касової готівки (обладнання приміщення та устаткування каси).
Основні нормативні акти, якими керується ревізор при здійсненні контролю операцій з грошовими коштами:
“Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.06.95 № 88;
“Порядок ведення касових операцій у національній валюті України, затверджений постановою Національного банку України від 2.02.95 №21 (у редакції з доповненнями від 13.10.97 №334);
“Положення про безготівкові розрахунки в господарському обороті України, затверджене постановою Національного банку України від 24.05.93 № 37 (із доповненнями і змінами);
Інструкція № 3 «Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валютах», затверджена постановою Національного банку України від 27.05.96 № 121, у редакції з доповненнями від 17.11.97 №379;
“Порядок ведення товарно-касової книги при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та інших операцій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 21.11.94 № 113 (зі змінами і доповненнями).
Питання 2. Контроль фактичної наявності касової готівки і дотримання умов її схоронності.
Контроль касових операцій починається з інвентаризації касової готівки, яка здійснюється в першій ревізії спеціальною комісією в складі ревізора, головного бухгалтера підприємства чи його заступника та касира, і оформляється відповідним актом у трьох примірниках.
Послідовність проведення ревізії:
1) ревізор з головним бухгалтером ревізованого підприємства пред'являють повноваження (наказ) на проведення інвентаризації каси касиру;
2) до початку перевірки касової готівки касир припиняє касові операції, складає касовий звіт на момент ревізії. До касового звіту включаються всі первинні документи про приймання в касу та видачу з неї грошових коштів, за винятком незакритих платіжних відомостей у дні виплати заробітної плати;
3) ревізор складає вступну частину акта інвентаризації касової готівки (зазначає дату, місце проведення, підставу для проведення такого контролю, склад інвентаризаційної комісії) та пропонує касиру дати розписку, передбачену формою акта інвентаризації, про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові касові документи на грошові кошти включено до звіту, усі грошові кошти, що надійшли в касу, оприбутковано, а видані з каси — списано у видаток;
4) ревізор повинен перевірити касовий звіт, завізувавши своїм підписом первинні документи до нього, аби уникнути можливої подальшої Їх заміни;
5) касир пред'являє касову готівку (перераховує наявні в касі гроші покупюрно спочатку касир, потім ревізор).
У разі необхідності складається опис грошей за номіналами купюр, їх кількістю та сумою з підрахунком загальної суми. Опис грошей у касі підписують усі члени інвентаризаційної комісії. До касової готівки включаються: наявні в касі гроші в національній та іноземній валютах, грошові документи та інші прирівняні до них цінності, фактично виплачена заробітна плата по незакритих платіжних відомостях на момент проведення ревізії;6) ревізор вносить до акта інвентаризації дані про фактичну наявність касової готівки;
7) ревізор, головний бухгалтер і касир підписують акт інв&Р таризації касової готівки;
8) касир дає в акті інвентаризації каси другу розписку про те, грошові кошти, перераховані в акті, перебувають на його відповідальному збереженні;
9) касовий звіт касира на момент ревізії передається до бухгалтерії для визначення залишку касової готівки з даних бухгалтер-Кого обліку. Ревізор уважно перевіряє правильність визначення яких даних у бухгалтерії і вносить їх до акта, установлює результати інвентаризації каси (нестача, надлишки, відповідність даним обліку);
10) при встановленні відхилень від облікових даних касир дає письмове пояснення;
11) письмові пояснення касира детально вивчаються для встановлення достовірних причин виникнення надлишків чи нестач та прийняття адекватних рішень адміністрацією ревізованого підприємства.
Під час здійснення інвентаризації каси, застосовуючи методи обстеження та нормативної перевірки, ревізор перевіряє дотримання передбачених чинним законодавством умов зберігання касової готівки в касі підприємства: чи ізольоване приміщення каси, чи наявні металеві грати, наявність сигналізації, металевих шаф або сейфів, як і де зберігаються дублікати ключів від сейфу.
Контроль дотримання умов збереження касової готівки включає перевірку:
— наявності та оформлення договорів про повну матеріальну
— відповідальність касирів;
— добору кадрів касирів на предмет відповідності їх кваліфікації вимогам правил прийому на посаду касира;
— дотримання правил ведення касової книги, здачі звітності до бухгалтерії;
— забезпечення умов збереження касової готівки при доставці грошей з банку, здачі виручки.
Питання 3. Документальний контроль касових операцій
Після проведення інвентаризації каси ревізор здійснює ревізію касових операцій за ревізований період суцільним методом.
Основні напрями ревізії:
1) Дотримання касової дисципліни:
а) дотримання встановленого ліміту готівки в касі;
б) своєчасність і повнота здачі виручки чи невикористаної за цільовим призначенням готівки до банку на поточний
рахунок;
в) дотримання правил розрахунків готівкою;
г) дотримання правил ведення касових операцій, установлених нормативними актами Національного банку України щодо цільового використання готівки, правил прийому та видачі грошей з каси; ведення касової книги;
2) Правильність оформлення касових документів і ведення обліку касових операцій;
3) Перевірка достовірності і правомірності здійснення касових операцій:
а) оприбуткування надходжень до каси;
б) видача з каси готівки на витрати підприємства і здачі до банку виручки від реалізації, невикористаних за призначенням сум; доставка і виплата заробітної плати через громадських касирів у структурних підрозділах підприємства.
Послідовність контрольних дій ревізора:
1) ознайомитися з особливостями організації облікового процесу касових операцій на ревізованому підприємстві, обумовлених видом підприємницької діяльності, структурою підприємства, застосованою формою бухгалтерського обліку;
2) ознайомитися з матеріалами попередніх ревізій і перевірок банків, податкової адміністрації та ін., результатами виконання рішень за матеріалами цього контролю;
3) суцільний контроль за весь ревізований період усіх касових операцій (див. рис. 4) щодо:
— повноти, достовірності документів, які додаються до касових звітів за кожен день;
— законності, достовірності розрахунків готівкою по цих операціях;
— правильності арифметичних підрахунків з операцій за звітний день і визначення залишків на кінець дня;
— правильності перенесення залишку грошей у касі у звіт наступного дня;
— правильності узагальнення підсумків і відображення на рахунках бухгалтерського обліку в поточних центрах бухгалтерського обліку (журналі-ордері № 1, меморіальному ордері № 1, машинограмі при автоматизації обліку) в частині операцій по кредиту рахунку 30 «Каса» та відомості по дебету цього рахунку.
При ревізії касових операцій як основний методичний прийом застосовується нормативна перевірка на відповідність здійснених касових операцій чинним нормативним актам Національного банку України щодо порядку оприбуткування готівки в касу, видачі з каси, розрахунків готівкою з поточної виручки, здачі готівки до банку, документації відображення в обліку. Тому ревізор повинен досконало вивчити нормативні акти уряду України, які регулюють такі операції (див. Порядок ведення касових операцій у національній валюті України, затверджений постановою НБУ №21 від 2.02.95, у редакції з доповненнями від 13.10.97 № 334).
При здійсненні контролю, залежно від суті господарських операцій та напрямів контролю, у комплексі застосовуються ряд інших способів і методичних прийомів. Так, при перевірці дотримання встановленого ліміту готівки в касі використовують методичний прийом порівняння та арифметичні підрахунки даних про фактичний залишок грошей у касі на кінець дня з урахуванням неправомірної дебіторської заборгованості підзвітних осіб щодо одержаних авансів на відрядження та господарські потреби, з однієї сторони, та встановленого ліміту грошей у касі, з іншої сторони. Позитивна різниця такого розрахунку свідчить про перевищення ліміту грошей у касі й належить До перерахування в дохід бюджету як штрафні санкції.
Перевіряючи цільове використання грошей, одержаних у банку, Срібно за датами і сумами порівняти дані про їх цільове призначення, визначене в чеках при одержанні грошей з банку, з дані про фактичне їх використання на основі видаткових касових ордерів.
Перевірка повноти та своєчасності оприбуткування виручки від реалізації проводиться методом порівняння даних за датами і сумами з документів структурних підрозділів підприємства, які здійснюють реалізацію продукції, інших матеріальних цінностей з даними в прибуткових касових ордерах.
Правомірність списання у видаток по касі сум на виплату заробітної плати перевіряється за допомогою прийому обстеження, візуальної перевірки оформлення платіжних відомостей, арифметичних підрахунків загальних підсумків виплаченої і депонованої суми.
У разі виникнення підозри щодо недостовірності підписів про одержання заробітної плати чи депонованої заробітної плати застосовуються прийоми зустрічної перевірки, експертного висновку спеціалістів правоохоронних органів.Виходячи зі змісту конкретної господарської операції, відображеної в касових документах, контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків у касовому звіті і журналі-ордері № 1 (або іншому відповідному реєстрі поточного бухгалтерського обліку). ;
Типові порушення:
1) перевищення ліміту касової готівки;
2) заниження обсягів реалізації за готівку, несвоєчасність здачі виручки структурними підрозділами до каси або касою —до банку;
3) порушення правил розрахунків готівкою з каси підприємства;
— • виплата за неналежно оформленими документами; І
— • виплата з готівкової виручки заробітної плати та дивідендів
4) наявність протиправних підроблених документів про виплати з каси заробітної плати, депонованої заробітної плати і т. п. (фіктивні документи, додаткові платіжні відомості про подвійну оплату);
5) завищення обсягів видатків готівки з каси на погашення заборгованості із заробітної плати за минулий час, за звітний місяць;
6) неправомірні бухгалтерські записи на рахунках бухгалтерського обліку.
Усі записи про встановлені порушення ревізор відображає у хронологічній послідовності у своєму робочому журналі ревізора, а далі, узагальнюючи матеріали контролю за ревізований період, складає спеціальні групувальні відомості і розрахунки у формі таблиць як додатки до акта ревізії, де систематизує та узагальнює інформацію з однорідних порушень, якщо їх понад три.()
Після групування і систематизації матеріалів контролю ревізор складає розділ акта ревізії, в якому викладає суть установлених недоліків і порушень у розрізі напрямів контролю.
Питання 4. Методика контролю операцій з грошовими коштами підприємств на поточних і валютних рахунках, відкритих в установах банків.
При проведенні контролю за ревізійною програмою ревізор користується, як уже зазначалося, нормативними актами Національного банку України про порядок відкриття суб'єктам підприємницької діяльності поточних рахунків в установах і Положень про безготівкові розрахунки.
Починаючи ревізію, ревізор повинен ознайомитися з особливостями організації безготівкових розрахунків ревізованого підприємства, облікового процесу, з'ясувати, які саме рахунки відкрито ним, в яких банках. Треба врахувати, що підприємства можуть мати кілька поточних рахунків, бюджетний, валютний рахунки в різних установах банків, тому облікова інформація по господарських операціях повинна систематизуватися в поточному обліку (журналі-ордері № 2 (а, б, в і т. д.) окремо з кожного рахунку, відкритого в банку.
Етапи контролю і методика їх здійснення:
1. Перевірка тотожності залишків у виписках банків з поточного рахунку з даними обліку по рахунках 31 «Поточний рахунок у банку», застосовуючи метод порівняння даних з журналом-ордером № 2 Книгою головних рахунків станом на 1 число місяця.
2. Контроль наявності всіх виписок банку і первинних документів до них за кожним поточним рахунком у банку, їх достовірності як банківських документів Це найбільш трудомісткий процес контролю, бо здійснюється суцільно з усіх операцій. Тут застосовуються такі методичні прийоми:
— • візуальна перевірка наявності документів;
— • нормативна перевірка на відповідність правилам оформлення банківських документів;
— •зустрічна перевірка в банках при підозрі на їх недостовірність, а також при виявленні відсутності окремих виписок банків чи відповідних первинних документів до них;
— • арифметична перевірка на правильність установлення залишків, загальних оборотів по кожній виписці банку.
3. Перевірка своєчасності здійснення операцій по зарахуванню банком грошових коштів на поточний рахунок підприємства та по перерахуванню за призначенням.
Для цього треба порівняти дати надходження документів до банку з датами здійснення операцій по виписках банків з поточних рахунків. Ураховуючи, що майже вся банківська система перейшла на комп'ютерну форму обліку, усі документи, які надійшли за операційний день, повинні бути проведені в цей самий день, а після операційного дня — наступного дня. Особливу увагу варто звернути на своєчасність здійснення операцій по розрахунках з бюджетом та прирівняних до них платежів.
4. Перевірка обґрунтованості використання грошових коштів з поточного рахунку підприємства. До основних прийомів контролю слід віднести: аналіз боргових зобов'язань за видами і терміном виникнення; які з них фактично починаються першочергово;
5. Перевірка обґрунтованості списання грошових коштів безпосередньо на витрати виробництва чи обігу, фінансові результати, видатки майбутніх періодів.
Джерелами інформації для контролю є бухгалтерські записи в журнал і-ордері №2 з дебету рахунків 23, 91, 92, 93, 94. та первинні документи, що відображають такі операції, які потрібно контролювати методом перевірки правильності кореспонденції рахунків, виходячи із суті конкретних господарських операцій та напрямів використання коштів. Одночасно має застосовуватися прийом нормативно-правової перевірки стосовно методики відображення таких видів витрат в обліку.
6. Перевірка операцій при розрахунках акредитивами, чеками з лімітованих чекових книжок.
При наявності таких видів розрахунків треба перевіряти відповідність залишків та оборотів по виписках банків з реєстрами бухгалтерського обліку, повноту і своєчасність використання акредитива, повернення невикористаних залишків, повноту оприбуткування матеріальних цінностей від постачальників, звернувши увагу, чи немає подвійної оплати (з поточного рахунку і за акредитивом, чеком з лімітованої книжки і готівкою з каси через розрахунки з підзвітними особами за авансовими звітами).
7. Перевірка операцій по валютному рахунку підприємства. Методика перевірки така сама, як і поточного рахунку, але з урахуванням особливостей облікового процесу подібних операцій і валютних розрахунків:
а) в облікових реєстрах операції відображаються в обсягах за видами іноземних валют та з перерахунком відповідно до їх курсу на дату здійснення операцій у національній валюті України. Тобто додатково потрібно перевірити правильність перерахунків у національну валюту України та відображення курсових різниць;
б) перевірка своєчасності надходжень виручки від реалізації продукції при експорті (нормативний термін — до 90 днів з дня перетину кордону відповідно до штампа митниці на вантажній товарній накладній про експорт товарів іноземним покупцям);
в) перевірка правомірності здійснення операцій з витрачання іноземної валюти на придбання по імпорту товарно-матеріальних цінностей, устаткування. При цьому як додаткові джерела інформації треба аналізувати дані контрактів з іноземними постачальниками про склад імпорту на предмет, чи належить він до критичного імпорту, чи не завищені ціни проти міжнародних, чи дотримано встановлених обсягів закупівлі, термінів розрахунків.
При виявленні фактів порушень у розрахунках інвалютою як додатки до акта складаються розрахунки за видами та обсягами операцій за ревізований період.
Еще по теме Тема 9: Контроль і ревізія грошових коштів:
- Тема 2.Контроль і ревізія грошових коштів
- 7.3. Ревізія грошових коштів у касі, її завдання та порядок проведення
- Контроль і ревізія капіталу, резервів та коштів цільового призначення
- І.З. Облік грошових коштів в дорозі та грошових документів
- Тема 10. Контроль і ревізія розрахунків
- Тема 4 Ревізія як одна з форм фінансово-господарського контролю
- Тема 8: Контроль і ревізія товарно – матеріальних запасів
- Тема 7: Контроль і ревізія основних засобів і нематеріальних активів
- 7.2. Облік грошових коштів і доходів бюджету
- Тема 11. Контроль і ревізія виконання виробничої програми і реалізації продукції, робіт (послуг)
- 3. Облік грошових коштів бюджету.
- 3. Облік грошових коштів бюджету.
- Облік наявності та руху грошових коштів в касі
- 7.4. Ревізія операцій із грошовими коштами на рахунках у банку
- 5. Джерела формування та напрямки використання грошових коштів бюджету
- Тема 12 . Контроль і ревізія фінансових результатів, фондів і фінансового стану підприємства
- Програма курсу «Контроль і ревізія»
- тема 3. грошовий оборот і грошова маса
- 5.1.Завдання, предмет і об’єкти контролю руху коштів.