<<
>>

11.6. Ревизия подотчетных сумм

В финансово-хозяйственной деятельности организации часто возникает ситуация, когда требуется производить расходы через сотрудников. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач и компенсации расходов на служебные командировки.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, полученные расчетные документы и т.п.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, проверяющие особое внимание при проверке деятельности организаций уделяют данному аспекту.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

− установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;

− выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

− соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира, Главная книга, данные аналитического и синтетического учета по счету. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Последовательность ревизия расчетов с подотчетными лицами:

1. Проверяют правильность выдачи денег под отчет.

2. Проверяют остатки этих сумм по счету 71 на 1-е число последнего месяца перед датой проведения этой ревизии.

3. Проверяют законность и целесообразность расходования подотчетных сумм.

4. Проверяют правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию организации.

5. Проверяют состояние учета расчетов с подотчетными лицами.

6. Выявляют остатки неиспользованных авансов на момент проведения ревизии.

Ревизор устанавливает, определен ли круг лиц, которые имеют право получать деньги в подотчет. Список лиц, которым можно выдавать деньги в подотчет, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Авансы в подотчет выдаются из кассы организации для операционно-хозяйственных затрат и на служебные командировки. Поэтому ревизор проверяет использования подотчетных сумм по целевому назначению. Проверяется также наличие приказов о направлении сотрудников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм.

По регистрам аналитического учета (журналами-ордерами, оборотными ведомостями), авансовыми отчетами с приложенными к ним документами ревизор устанавливает, не числятся ли подотчетные суммы за лицами, уволенными с работы, не выдавались ли деньги работникам в счет заработной платы.

Для установления реальности и законности расходов на операционно-хозяйственные потребности следует сопоставить данные авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату денежной наличностью за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также, чем приобретение материальных ценностей с данными документов, которые подтверждают фактически выполненную работу и поступление материальных ценностей на склад организации.

Ревизор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию.

При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Кроме того, проверяющий прослеживает выделение НДС во всех первичных документах для подтверждения обоснованности предъявления НДС к зачету и в пределах установленных норм командировочных расходов.

Тщательно проверяют авансовые отчеты о расходах на командировку. При этом устанавливают наличие отметок в удостоверении о командировке относительно прибытия и убытие и сверяют эти даты с компостерами проездных билетов.

При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

− наличие сметы на представительские расходы, утвержденной на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

− наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

− наличие оправдательных документов.

Заканчивается ревизия подотчетных сумм выявлением остатков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установлением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать их по назначению.

<< | >>
Источник: Контроль и ревизия. Лекции.

Еще по теме 11.6. Ревизия подотчетных сумм:

  1. 3. Сроки представления отчета об использовании подотчетных сумм
  2. 2. Порядок учета подотчетных сумм, выданных для выплаты заработной платы (стипендий, пособий)
  3. Ревизия расчетов с подотчетными лицами
  4. Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами: задачи учета; отражение в учете хозяйственных операции расчетов с подотчетными лицами; цель, программа, источники информации, методика проверки.
  5. 7.4. Реализация результатов ревизии. Организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии
  6. 3.2. Учет расчетов с подотчетными лицами
  7. Контроль над операциями с подотчетными суммами
  8. УДЕРЖАНИЕ (СПИСАНИЕ) НЕ ВОЗВРАЩЕННЫХ РАБОТНИКОМ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ
  9. ДОГОВОР ВТОРОГО ЭКСЦЕДЕНТА СУММ
  10. 6.14. Учет расчетов с подотчетными лицами
  11. Отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете
  12. Расчеты с подотчетными лицами
  13. Учет расчетов с подотчетными лицами
  14. 11.10. Расчеты с подотчетными лицами
  15. Невозвращенные подотчетные суммы
  16. УЧЕТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ, ВЫДАННЫХ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ (СТИПЕНДИЙ, ПОСОБИЙ)
  17. ОГОВОРКА ОБ ОТКАЗЕ ОПЛАТЫ МЕЛКИХ СУММ
  18. Прозрачность и подотчетность