<<
>>

СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА В ОТЧЕТЕ

В отчете «Список товаров» базы данных «Борей», представляющем информацию о товарах на складе, для удобства данные группируются по полю «Марка», по первой букве значения поля. В режиме конструктора этот отчет представлен рис.

4.8.3.

Для создания групп в отчете используется диалоговое окно «Сортировка и группировка», в котором делаются соответствующие установки: устанавливается порядок сортировки, задается установка вывода заголовка групцы и примечания группы, устанавливается группировка и интервал.

Диалоговое окно «Сортировка и группировка» (рис. 4.8.4) можно открыть либо с помощью пункта меню «Вид» -» «Сортировка и

Рис. 4.8.3. Отчет «Список товаров» в режиме конструктора

группировка», либо нажав на пиктограмму Os стандартной панели инструментов. В этом окне задаются поля, по которым группируются данные, а также порядок вывода данных в отчете (по возрастанию или убыванию). При необходимости устанавливается значение «Да» для свойств «Заголовок группы» и «Примечание группы», и в отчете появляются два новых раздела. В эти части отчета можно помещать вычисляемые поля. Например, чтобы добавить вычисляемое поле, содержащее сумму, в область «Примечание группы» нужно поместить элемент управления «Поле», а в свойство «Данные» этого поля ввести =Sum(имя поля), где имя поля — имя того поля, по которому производится суммирование.

На рис. 4.8.4 показано окно «Сортировка и группировка» с установками для отчета «Список товаров». Здесь выводятся заголов-

Рис. 4.8.4. Диалоговое окно «Сортировка и группировка»

ки и примечание группы. Установка «Группировка — По первым знакам» и «Интервал 1» дает группировку по первой букве марки товара. Свойство «Не разрывать — Вся группа» устанавливает вывод группы на одной странице.

В режиме просмотра фрагмент отчета «Список товаров» представлен на рис. 4.8.5; в отчете выводится список товаров, отсортированный по алфавиту и сгруппированный по первой букве названия товара. В левом верхнем углу области заголовка группы выводится одна первая буква названия. Для этого в области «Заголовок группы» установлен элемент управления «Свободное поле», в свойство «Данные» которого введена функция =/.е/г(1 Марка]; 1).

Рис. 4.8.5. Фрагмент отчета «Список товаров» в режиме просмотра

В любом отчете, группирующем и суммирующем данные, можно создать выражения для вычисления процентов от общих сумм. Это возможно в силу того, что Access дважды просматривает данные отчета.

Как и в форму, в область данных отчета можно внедрять подчиненные отчеты для вывода нескольких детальных строк из табл и- цы или запроса, находящегося на стороне «многие» по отношению к текущей строке в области данных. Особенно этот способ полезен, когда требуется вывести информацию из нескольких источников данных.

На рис. 4.8.6 представлены верхняя и нижняя части отчета «Продажи по типам» в режиме конструктора. Источником записей для основного отчета является запрос «Продажи по типам». В верхней части, в область заголовка группы внедрен подчиненный отчет, созданный ранее на базе запроса. В нижней части области заголовка группы помещена диаграмма.

Рис. 4.8.6. Отчет «Продажи по типам» в режиме конструктора

Диаграмма добавляется в отчет вставкой объекта Microsoft Graph 97 Chart. На рис. 4.8.7 показаны свойства данного объекта для отчета «Продажи по типам». Источник данных для диаграммы устанавливается в свойствах диаграммы. Диаграммы в отчет помещаются для более наглядного представления информации.

Рис. 4.8.7. Свойства диаграммы, помещенной в отчет

Создание макета отчета — очень кропотливая работа.

Это связано с тем, что заранее неизвестно число записей в источнике записей отчета. Кроме того, относительное расположение объектов на макете немного отличается от их положения на странице. Дело в том, что разрешение хорошего принтера обычно выше, чем у типового экрана. Поэтому для точного размещения объектов на странице нужна неоднократная коррекция в конструкторе с последующим просмотром на экране.

Ключевые понятия

Группировка данных Разделы отчета

Конструктор отчета Свойства отчета

Макет отчета Сортировка данных

Отчет в СУБД

Вопросы для самоконтроля

1. Сколько разделов может содержать отчет?

2. Сколько уровней группировки может быть в отчете?

3. Как пронумеровать строки в отчете?

4. Сколько раз печатается информация, помещенная в раздел «Примечание»?

5. Как вычислить сумму значений по заданному полю?

6. Можно ли вычислить процент от общей суммы для каждой записи?

Задания для самостоятельной работы

1. Создайте отчет, выводящий данные из четырех полей. Строки отчета должны быть пронумерованы.

2. Создайте отчет с группировкой. В области «Примечание г руппы» создайте поле для вычисления промежуточных итогов.

3. Создайте отчет к запросу с параметром.

4. Создайте отчет в виде наклеек с адресами.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Вейскас Дж. Эффективная работа с ACCESS 2000. — СПб.: Питер, 2000. - С. 580-653.

2. Аникина Н.К., Шевцова Н.А. Система управления базами данных MicrosoftACCESS. - M.: РУДН, 2000. - С. 68-75.

3. Джонс Э., Джонс Дж. Access 97. Книга ответов. — СПб.: Питер, 1998. - С. 225-284.

4. Стоцкий Ю. Самоучитель Office XR — СПб.: Питер, 2002. — С. 398-403.

<< | >>
Источник: В.М. Maтюшка. Информатика для экономистов: Учебник / Под общ. ред. В.М. Maтюшка. - M.: ИНФРА-М,2007. - 880 с.. 2007

Еще по теме СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА В ОТЧЕТЕ:

  1. 4.1. Значение отчета и целевая направленность отчета о движении денежных средств в РФ и международной практике
  2. Проверка правильности выбора группировки, способа распределения затрат: цель проверки, схемы учета затрат на производство; группировка затрат, применяемых в аудируемом субъекте; правильность финансирования и целесообразности расходов на представительские расходы; законность и целесообразность расходов на подготовку кадров и др.
  3. Содержание, порядок составления и значение бухгалтерских отчетов «Отчет об изменениях капитала» (форма № 3) и «Приложение к бухгалтерскому балансу» (форма №5). Взаимоувязка их данных с данными бухгалтерского баланса (форма № 1).
  4. Виды и методы оценки инвестиционных проектов. Оценка финансовойсостоятельности проекта. Базовые формы (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств) и показатели финансовой оценки инвестиционных проектов.
  5. Основные интеграционные группировки
  6. Группировка активов по степени риска
  7. 39.2. Виды услуг, их классификации и группировки
  8. Основные интеграционные группировки мира
  9. 2. ЕС как наиболее зрелая интеграционная группировка
  10. Группировка активов по срокам размещения
  11. 2. Группировка операций с денежными средствами по счетам бухгалтерского учета
  12. Основные направления совершенствования способов сводки и группировки статистических данных
  13. Группировка активов по их назначению
  14. Группировка активов по ликвидности
  15. 4. Группировка расчетов по ущербу имуществу по счетам бухгалтерского учета
  16. Основные региональные интеграционные группировки
  17. 35. Группировка объектов федеральной собственности
  18. Группировка финансовых инструментов по портфелям
- Информатика для экономистов - Антимонопольное право - Бухгалтерский учет и контроль - Бюджетна система України - Бюджетная система России - ВЭД РФ - Господарче право України - Государственное регулирование экономики в России - Державне регулювання економіки в Україні - ЗЕД України - Инновации - Институциональная экономика - История экономических учений - Коммерческая деятельность предприятия - Контроль и ревизия в России - Контроль і ревізія в Україні - Кризисная экономика - Лизинг - Логистика - Математические методы в экономике - Микроэкономика - Мировая экономика - Муніципальне та державне управління в Україні - Налоговое право - Организация производства - Основы экономики - Политическая экономия - Региональная и национальная экономика - Страховое дело - Теория управления экономическими системами - Управление инновациями - Философия экономики - Ценообразование - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика отрасли - Экономика предприятия - Экономика природопользования - Экономика труда - Экономическая безопасность - Экономическая география - Экономическая демография - Экономическая статистика - Экономическая теория и история - Экономический анализ -