<<
>>

ЧИСЛО спонсоров и клиентов

Каждый опытный сборщик пожертвований должен знать примерное число спонсоров и клиентов организации, а также насколько активно она занимается расширением своей спонсорской базы. Это позволяет каждому сборщику средств представить, у какого количества людей организация может попросить денег в данный момент.
Например, у организации могут быть компетентное руководство, штат опытных сотрудников, активный совет директоров, однако сравнительно небольшая спонсорская база. В этом случае потенциальные просители должны понимать, что в настоящее время можно обратиться с просьбой лишь к немногим, однако с ростом базы спонсоров и клиентов таких людей будет больше и объем собираемых средств увеличится.

Фактор времени

Фактор времени занимает в формуле последнее место по порядку, но не по значению. Нужно представлять, сколько часов реального времени в месяц ваши потенциальные просители могут уделить сбору пожертвований. Слишком часто некоммерческие организации, как маленькие, так и крупные, устанавливают завышенные месячные или квартальные нормы сбора средств. Эти цифры получаются простым делением числа клиентов на число просителей без учета фактического полезного времени, необходимого для каждого клиента. В перечне 3.2 приводятся некоторые вопросы для определения времени, которое каждый проситель может уделить сбору пожертвований.

И у президента, и у исполнительного директора организации, и у профессионального (и оплачиваемого) сборщика денег помимо сбора пожертвований есть и другие обязанности. Руководству организации необходимо управлять всеми административными и финансовыми аспектами ее деятельности. Сборщикам приходится комплектовать комитеты, искать клиентов и заниматься их подготовкой, благодарить спонсоров, участвовать в мероприятиях организации, писать отчеты, руководить своими подчиненными, устраивать различные акции. Если вы занимаете должность администратора по крупным, плановым или директорским пожертвованиям и ваша основная обязанность — общаться с клиентами и просить у них деньги, любая иная деятельность все равно будет отнимать у вас солидную часть времени.

У волонтеров и членов совета директоров тоже есть свои обязанности, например посещение заседаний и участие в мероприятиях организации; и не забывайте про их личные и профессиональные заботы, не связанные с вашей организацией.

Перечень 3.2. Вопросы для определения времени, которое проситель может уделить сбору пожертвований 1.

Просить пожертвования — это ваша основная работа? 2.

Какой процент вашего времени вы можете уделять просьбам о пожертвованиях — в неделю, в месяц, в квартал? 3.

Работаете ли вы в каких-то других сферах сбора пожертвований? 4.

В каких еще комитетах вы участвуете? 5.

Как много времеии в год вы проводите в разъездах — по служебным делам или на отдыхе? 6.

Бываете ли вы сильно заняты, выдаются ли у вас периоды, когда вы не сможете уделить время сбору пожертвований? 7.

Есть ли у вас время выезжать для сбора пожертвований к живущим далеко клиентам?

Настоятельно советую, определившись с базой потенциальных просителей, тщательно установить время, необходимое каждому для этого занятия. Помните: иногда клиент находится на значительном расстоянии и до него надо добраться, и каждому клиенту требуется подготовка, которая тоже занимает время. Чтобы грамотно провести эту оценку, за несколько месяцев до начала вашего отчетного года подготовьте список потенциальных просителей с указанием времени, которое каждый из них ежемесячно сможет уделять сбору пожертвований. Образец такого списка представлен в перечне 3.3.

Кто-то из сотрудников отдела по сбору пожертвований, например начальник группы развития, может раз в квартал раздать пустые бланки с этой таблицей всем лицам, числящимся у вас в качестве потенциальных просителей; думаю, каждый человек достаточно хорошо знает свое расписание, как деловое, так и личное, на ближайшие четыре месяца. Дайте им две недели на заполнение бланка, пусть они впишут в него свои свободные и загруженные дни, а затем вернут анкеты начальнику группы развития. Подбор человека или команды для разговора Перечень 3.3. Список потенииадьных просителей Сентябрь Должность, имя Свободные Свободные Дни и время, дни промежутки когда человек времени занят Директор/президент Майерс

Член совета директоров Лукас

Член комитета Хенли

Директор департамента развития Уильяме

Спонсор Эндрюс

Волонтер Бейкер

Администратор Гриффин

Сотрудник офиса Майклсон

Собрав их, он составит сводный список всех потенциальных просителей и установит время, которое они смогут уделить просьбам о пожертвованиях, используя, например, программу Microsoft Excel или программы-календари типа On Time или Meeting Maker.

При наличии свободного времени определите часы, необходимые для сбора пожертвований с клиентов, с учетом перемещений — общественным транспортом, на машине, на самолете или пешком. Хотя составление такой сводной таблицы может показаться долгим занятием, она поможет вам решить сразу несколько задач. Прежде всего у вас будет четкое представление о том, сколько часов ваши потенциальные просители смогут выделить и потратить на сбор пожертвований. Результаты могут оказаться для вас совершенно неожиданными. Из разговоров с потенциальными просителями вы поняли, что эти люди располагают большим запасом свободного времени. Однако сравнив зафиксированные на бумаге данные с заполненными бланками, вы увидите, что у со- трудников есть много других обязанностей, которые сильно сократят время, предназначенное для сбора пожертвований.

Необходимость предоставить эти сведения заставит ваших потенциальных просителей включать в свои планы время, которое они уделят сбору пожертвований. Они должны серьезно подойти к делу, стараясь не планировать на это время каких-то других занятий. Эта информация поможет вам сопоставить наличие свободного времени у потенциальных просителей и у клиентов. Например, если один из членов совета директоров сообщил вам, что он будет свободен в течение двух дней, и занес это в вашу таблицу, однако все клиенты организации в эти конкретные дни заняты, вы сможете заранее предупредить директора, что в этот период его помощь вам не понадобится.

Самое важное, что эта таблица поможет вам руководить процессом сбора пожертвований, планируя и распределяя в течение месяца все встречи с клиентами и просьбы о деньгах. Нет ничего неприятнее белых пятен в рабочем календаре организации, когда сборщики месяц или два никого не просили о пожертвованиях, что часто происходит, особенно в летние месяцы и в праздники.

Информация о количестве сборщиков, их времени, затрачиваемом на эту работу, поможет вам установить реальное количество обращений вашей организации за конкретный период. Например, у вас есть семь потенциальных просителей, но двое из них почти весь сентябрь будут в командировках, третий половину месяца проведет в отпуске, еще двое во время иудейских праздников, скорее всего, тоже будут заняты, и оказывается, что в сентябре у вас не хватает сотрудников для реализации плана по сбору пожертвований на этот месяц. Таблица подскажет вам, сколько обращений ваша организация способна реально делать в течение каждого конкретного месяца, и ни у кого из сотрудников не появятся несбыточные надежды. Постоянно обновляйте эту таблицу, напоминайте людям, числящимся в ней, что вам важно иметь четкое представление о количестве просьб в месяц, и вы сможете обеспечить идеальное распределение времени ваших помощников по сбору пожертвований.

<< | >>
Источник: Фредрикс Лора. Искусство просить деньги. Как просить кого угодно о какой угодно сумме для какой угодно цели / [Пер. с англ. Р. Кассабова]. — М.: ЗАО «Олимп—Бизнес». — 336 с.. 2010

Еще по теме ЧИСЛО спонсоров и клиентов:

  1. Постоянные спонсоры могут и должны увеличивать взносы.
  2. Число как метафизика
  3. 19.6. Число государственных языков
  4. 6.1. Комплексное обслуживание клиентов и внедрение системы «клиент-банк»
  5. Осведомленность о политически значимых клиентах: предоставление доступа к списку клиентов — политически значимых лиц
  6. Фиксированное население и фиксированное число общин
  7. 16. Имеют обширную базу клиентов
  8. Клиент банка
  9. Впечатление клиента
  10. Клиент ( client )
  11. Системы «клиент — банк»
  12. Инертность клиентов
  13. С каждым клиентом надо работать индивидуально и по-своему.
  14. Организация персонального обслуживания клиентов