Учет расчетов с работниками и подотчетными лицами

В процессе любой хозяйственной деятельности организации используется живой труд. Оплату этого труда можно рассмат­ривать, с одной стороны, как часть издержек производства и об­ращения, ас другой - как заработок каждого работника, т.е.

Например, на субсчете «Расчеты по предоставленным займам», открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», отражаются расчеты с работниками по выданным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и пр.). Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету этого субсчета в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»). При погашении займа (частичном или полном) дебетуют счета учета денежных средств.

По письменному заявлению работника задолженность по займу можно погашать частями путем удержаний из заработной платы. Такая операция отражается следующим образом:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 73 «Расчеты с персонал ом по прочим операциям».

В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет.

Подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и предста­вительские расходы, оплату командировок и т.д. Команди­ровкой признается поездка работника по распоряжению ру­ководителя организации на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места его постоян­ной работы.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На коман­дировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В со­ответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или воз­мещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту - рас­ход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредито­вым, Дебетовый остаток показывает задолженность работни­ка перед организацией (дебеторскую), а кредитовый - задол­женность организации, перед работником (кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подраз­делений, филиалов или отдельных видов деятельности к сче­ту «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчет­ному лицу.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится бух­галтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т50 «Касса»;

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходо­ванных суммах.

На основании утвержденных руководителем авансовых от­четов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтер­ские счета:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйст­венные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретен­ным материально-производственным запасам»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгал­терских счетах делается запись:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям мож­но отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерско­го учета это отражается следующим образом:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 71 « Расчеты с подотчетными лицами ».

На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делает­ся следующая корреспонденция счетов:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Расходы, связанные с командировками работников органи­зации и подтвержденные необходимыми оправдательными до­кументами, оплачиваются по фактически произведенным затра­там. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установлен­ных норм. Полученную в банке валюту отражают:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т 52 «Валютные счета».

При выдаче валютных средств под ответ работнику делается бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитан­ном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдачи авансового от­чета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служеб­ной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц от­ражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в несколь­ких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

При изменении за период командировки курса валют воз­никшая курсовая разница отражается:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными яйцами»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу

Д-т91 «Прочие доходи «расходы»

К-т 71 «Расчёты с подотчетными лицами» - на отрица­тельную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений, на счёте «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по вы­данным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет ра­ботникам чековых книжек отражается на бухгалтерских сче­тах следующей записью:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторазми и кредиторами».

После представления работником отчета об использован­ных чеках на их сумму делается запись с обратной коррес­понденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредитора­ми» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Че­ковые книжки» И показывает сумму средств по неиспользо­ванным чекам.

2.6.