34. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ).1 При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
· ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
· полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.
В экспедиции не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично".
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
· в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
· получена доплатная корреспонденция;
· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. 2
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. 3
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.
Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. 4Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем.5 При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.6
При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:
· если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
· если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
· если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
· если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
· если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку. 8
Еще по теме 34. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ:
- Проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию
- Законодательные требования к оформлению первичных учетных документов, основные реквизиты, которые должен содержать первичный документ.
- Понятие о документах. Требования к первичным учетным документам (п. 1 схемы 6)
- Бухгалтерская обработка документов (п. 3 схемы 6)
- 6.2. Первичные документы
- 6.2. Первичные документы
- Требования по оформлению первичных документов
- 3.3. Хранение первичных (сводных) учетных документов
- 4.10. Унифицированные формы первичных учетных документов
- 3. Первичные (сводные) документы, их составление и исправление ошибок