<<
>>

36. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

· ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

· автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. 1

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. 2

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Дополнительная информация:

· контроль за исполнением документов;

· сроки исполнения документов;

· карточная форма регистрации документов.

<< | >>
Источник: Неизвестный. Лекции Бухгалтерское дело РФ. 2016

Еще по теме 36. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ:

  1. Методика контроля исполнения
  2. 13.7. Анализ и контроль исполнения бюджета.
  3. Учет и контроль исполнения договорных обязательств
  4. Контроль за исполнением сметы
  5. Структура контроля за исполнением сметы
  6. Лекция 5 – Контроль за исполнением федерального бюджета
  7. Контроль исполнения обязательств муниципальных образований
  8. 20.5 Контроль эффективности исполнения бюджетных программ
  9. Внутренний государственный финансовый контроль за исполнением бюджетов субъектов Российской Федерации
  10. контроль за исполнением сметы и те, кто не влияет на политику
  11. Специфика методического обеспечения государственного финансового контроля за исполнением бюджетов субъектов федерации
  12. Контроль за исполнением требований налогового законодательства
  13. 1.4. Механизм разработки и контроль исполнения бюджета Европейского Союза
  14. Развитие методических аспектов определения результативности государственного финансового контроля за исполнением бюджетов субъектов федерации